Ga naar inhoud

Data exporteren

FormVox laat je formulier-antwoorden in meerdere formaten exporteren voor externe analyse en archivering.

Export-formaten

CSV (Comma-Separated Values)

Geschikt voor:

  • Spreadsheet-applicaties (Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc)
  • Eenvoudige data-analyse
  • Importeren in andere systemen

Structuur:

  • Eén rij per antwoord
  • Eén kolom per vraag
  • Eerste rij bevat vraag-titels

JSON (JavaScript Object Notation)

Geschikt voor:

  • Ontwikkelaars en programmeurs
  • API-integraties
  • Behoud van data-structuur

Structuur:

{
  "form": {
    "title": "Klant-enquête",
    "questions": [...]
  },
  "responses": [
    {
      "submitted": "2024-01-15T10:30:00Z",
      "answers": {
        "q1": "Jan Jansen",
        "q2": "Zeer tevreden"
      }
    }
  ]
}

Excel (.xlsx)

Geschikt voor:

  • Microsoft-Excel-gebruikers
  • Geavanceerde analyse met formules
  • Delen met niet-technische gebruikers

Features:

  • Geformatteerde kolommen
  • Meerdere sheets (samenvatting + ruwe data)
  • Grafieken (optioneel)

ZIP (bestand-uploads)

Voor formulieren met bestand-upload-vragen, download alle geüploade bestanden:

  1. Open de Resultaten-weergave
  2. Klik op Uploads downloaden of het ZIP-icoon
  3. Alle geüploade bestanden worden gedownload als ZIP-archief

De ZIP-bestandsstructuur:

uploads/
├── response_1/
│   ├── document.pdf
│   └── foto.jpg
├── response_2/
│   └── bijlage.docx

Let op: deze optie verschijnt alleen voor formulieren met bestand-upload-vragen waar bestanden zijn ingediend.

Hoe te exporteren

Vanuit de resultaten-weergave

  1. Open je formulier
  2. Klik op Resultaten in de toolbar
  3. Klik op de Exporteren-knop
  4. Kies je formaat (CSV, JSON of Excel)
  5. Configureer opties (zie hieronder)
  6. Klik op Downloaden

Export-opties

Includeer:

  • Antwoord-tijdstempels
  • Antwoord-IDs
  • Gedeeltelijke antwoorden (incomplete inzendingen)

Formaat:

  • Inclusief vraag-nummers
  • Gebruik vraag-IDs als headers (voor JSON)
  • Matrix-vragen flatten

Datum-range:

  • Alle antwoorden
  • Laatste 7 dagen
  • Laatste 30 dagen
  • Custom range

Werken met geëxporteerde data

In Excel/spreadsheets

Na export naar CSV of Excel:

  1. Open het bestand in je spreadsheet-applicatie
  2. Gebruik filters om subsets te analyseren
  3. Maak draaitabellen voor samenvattingen
  4. Bouw grafieken voor visualisatie

Tip: voor CSV-bestanden, gebruik "Data > Tekst naar kolommen" als kolommen niet correct splitsen.

In programmeertalen

Met de JSON-export:

Python:

import json

with open('responses.json') as f:
    data = json.load(f)

for response in data['responses']:
    print(response['answers'])

JavaScript:

const data = require('./responses.json');

data.responses.forEach(response => {
    console.log(response.answers);
});

Geautomatiseerde exports

Geplande exports

Momenteel ondersteunt FormVox geen geplande exports. Voor regelmatige exports:

  1. Stel een agenda-herinnering in
  2. Exporteer handmatig op vaste intervallen
  3. Overweeg de API te gebruiken voor automatisering

API-export

Voor ontwikkelaars, gebruik de FormVox-API om programmatisch te exporteren:

curl -H "Authorization: Bearer TOKEN" \
  https://your-nextcloud.com/apps/formvox/api/forms/FORM_ID/responses

Zie API-referentie voor details.

Data-privacy

Vóór het exporteren

Overweeg:

  • Wie krijgt toegang tot het geëxporteerde bestand?
  • Bevat het persoonsgegevens?
  • Voldoe je aan databescherming-regelgeving (AVG, enz.)?

Gevoelige data

Voor formulieren met gevoelige data:

  • Exporteer alleen wat je nodig hebt
  • Bewaar exports veilig
  • Verwijder exports zodra ze niet meer nodig zijn
  • Anonimiseer data indien mogelijk

Back-up en archivering

Regelmatige back-ups

Voor belangrijke formulieren:

  1. Exporteer data regelmatig (wekelijks/maandelijks)
  2. Bewaar exports op een veilige locatie
  3. Bewaar meerdere versies

Oude data archiveren

Om oude antwoorden te archiveren en wissen:

  1. Exporteer alle antwoorden
  2. Verifieer dat de export compleet is
  3. Verwijder antwoorden uit FormVox
  4. Bewaar de export voor archivering

Formulier-bestand-back-up

Onthoud: het .fvform-bestand zelf bevat alle data:

  • Formulier-structuur
  • Alle antwoorden

Het bestand back-uppen = alles back-uppen.

Problemen oplossen

Grote exports

Voor formulieren met veel antwoorden:

  • Gebruik datum-range-filters om in batches te exporteren
  • Kies CSV (kleinere bestandsgrootte)
  • Geef extra tijd voor de download

Encoding-issues

Als speciale tekens niet correct worden weergegeven:

  • Zorg voor UTF-8-encoding bij openen van CSV
  • Gebruik Excel's "Importeren"-feature in plaats van dubbelklikken
  • Probeer het Excel-(.xlsx-)formaat in plaats

Ontbrekende data

Als antwoorden ontbreken:

  • Check datum-range-filters
  • Verifieer "gedeeltelijke antwoorden meenemen" indien nodig
  • Check formulier-permissies

Volgende stappen