Ga naar inhoud

Compliance-templates voor Nederlandse overheid

MetaVox bevat voor-gedefinieerde metadata-templates voor Nederlandse overheids-compliance. Deze helpen organisaties hun verplichtingen onder AVG, Wet Open Overheid (WOO) en Archiefwet na te komen.

Beschikbare templates

Template Bestand Doel
AVG-compliance avg-compliance.json Persoonsgegevens-classificatie en verwerkingsgrondslag
WOO-compliance woo-compliance.json Publicatie-status en informatie-categorieën
Archiefwet archiefwet-compliance.json Bewaartermijnen en selectielijst-codes
Compleet overheid-compleet.json Alle velden gecombineerd

Installatie

  1. Ga naar Instellingen → MetaVox → Team folder-metadata
  2. Klik JSON-bestand selecteren onder "Import & Export"
  3. Selecteer het gewenste template-bestand uit /templates/compliance/
  4. Bekijk de preview en klik Bevestig import

Template-details

AVG-compliance (avg-compliance.json)

Velden voor het classificeren van documenten volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR):

Veld Type Beschrijving
Bevat persoonsgegevens Checkbox Verplicht — geeft aan of het document persoonsgegevens bevat
Categorie persoonsgegevens Multi-select Welke categorieën (NAW, financieel, gezondheid, etc.)
Verwerkingsgrondslag Select AVG-rechtsgrond (toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, etc.)
Bewaartermijn (jaren) Getal Maximale bewaartermijn volgens AVG
Verwerkingsverantwoordelijke Tekst Wie verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking

Use case: AVG-verantwoording bij verzoeken van betrokkenen of vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

WOO-compliance (woo-compliance.json)

Velden voor het classificeren van documenten volgens de Wet Open Overheid:

Veld Type Beschrijving
Publicatie-status Select Verplicht — openbaar, gedeeltelijk openbaar, niet openbaar
WOO-categorie Select Informatie-categorie volgens artikel 3.3
Uitzonderingsgrond Multi-select Reden voor beperkte publicatie (artikelen 5.1–5.5)
WOO-verzoek ontvangen Datum Datum waarop WOO-verzoek werd ontvangen
Actieve publicatie Checkbox Onderworpen aan actieve publicatieplicht
Publicatie-datum Datum Wanneer het document publiek werd gemaakt

Use case: snel reageren op WOO-verzoeken, documenten identificeren voor proactieve publicatie.

Archiefwet (archiefwet-compliance.json)

Velden voor archivering en selectielijst-compliance:

Veld Type Beschrijving
Archief-categorie Select Verplicht — te vernietigen, blijvend bewaren, overdragen
Vernietigings-jaar Getal Jaar waarin het document moet worden vernietigd
Selectielijst-code Tekst Code uit VNG- of nationale selectielijst
Zaaktype Tekst Type zaak waar het document toe behoort
Dossier-status Select Open, gesloten, gearchiveerd, vernietigd
Bewaartermijn (jaren) Getal Bewaartermijn volgens selectielijst
Archiveer-datum Datum Datum van archivering
Archief-locatie Tekst Fysieke of digitale locatie

Use case: beheer van bewaartermijnen, voorbereiding van overbrenging naar archief-bewaarplaats.

Complete template (overheid-compleet.json)

Combineert de belangrijkste velden van alle drie templates voor organisaties die een compleet compliance-pakket nodig hebben. Bevat 12 velden die de essentiële aspecten van AVG, WOO en Archiefwet dekken.

Nextcloud Flow-integratie

Combineer MetaVox-metadata met Nextcloud Flow voor automatisering.

Voor uitgebreide Flow-rule-voorbeelden: zie Flow-integratie.

Juridische context

AVG / GDPR

De Algemene Verordening Gegevensbescherming verplicht organisaties:

  • Te weten welke persoonsgegevens ze verwerken
  • Een geldige rechtsgrond voor verwerking te hebben
  • Persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig

Wet Open Overheid (WOO)

De WOO verplicht overheidsorganisaties:

  • Bepaalde informatie-categorieën proactief te publiceren
  • Transparant te zijn over welke informatie wel/niet openbaar is
  • Informatieverzoeken vlot af te handelen

Archiefwet

De Archiefwet stelt eisen aan:

  • Selectie en waardering van documenten
  • Bewaartermijnen en vernietiging
  • Overbrenging naar archiefbewaarplaats

Templates aanpassen

Templates zijn een startpunt. Pas ze aan voor je organisatie:

  1. Exporteer huidige velden via MetaVox-beheer
  2. Bewerk het JSON-bestand
  3. Importeer de aangepaste versie

JSON-structuur

[
  {
    "field_name": "internal_name",
    "field_label": "Weergave-naam",
    "field_type": "select",
    "field_description": "Uitleg voor gebruikers",
    "field_options": [
      {"value": "Optie 1"},
      {"value": "Optie 2"}
    ],
    "is_required": true
  }
]

Beschikbare veldtypen: text, textarea, number, date, select, multiselect, checkbox, url, usergroup, filelink

Datum-velden kunnen optioneel een tijd-component bevatten (includeTime: true in field_options) — zie Veldtypen → Datum. Handig voor SharePoint-migraties waar SPFieldDateTime.DisplayFormat = DateTime-kolommen lossless heen-en-weer moeten gaan.

Bronnen

Zie ook