Import / export

RoomVox ondersteunt bulk-ruimtebeheer via CSV-bestanden. Je kunt alle ruimtes exporteren voor back-up of migratie, en ruimtes importeren uit CSV-bestanden — inclusief bestanden die geëxporteerd zijn uit Microsoft 365 / Exchange.

Export

Alle ruimtes exporteren

1. Ga naar Instellingen > Beheer > RoomVox
2. Klik op het tabblad Import / Export
3. Klik op Export CSV

Er wordt een CSV-bestand gedownload met alle ruimtes en 13 kolommen:

Kolom	Voorbeeld
name	Meeting Room 1
email	room1@company.com
capacity	12
roomNumber	2.17
roomType	meeting-room
building	Building A
street	Heidelberglaan 8
postalCode	3584 CS
city	Utrecht
facilities	projector,whiteboard,video-conference
description	Grote vergaderruimte op de 2e verdieping
autoAccept	true
active	true

Dit bestand kan: - Geïmporteerd worden in een andere RoomVox-instantie - Bewerkt worden in Excel of LibreOffice Calc - Gebruikt worden als back-up

Voorbeeld-CSV downloaden

Klik op Download sample CSV om een sjabloonbestand te krijgen met kopregels en één voorbeeldrij. Gebruik dit als startpunt wanneer je ruimtes vanaf nul aanmaakt.

Import

Ondersteunde formaten

RoomVox detecteert het CSV-formaat automatisch:

RoomVox-formaat — Bestanden die uit RoomVox geëxporteerd zijn of handmatig gemaakt zijn met de hierboven genoemde kolomnamen.

MS365/Exchange-formaat — Bestanden die via PowerShell geëxporteerd zijn. Gebruik een van de twee onderstaande opties.

Optie 1 — alleen place-data (geen e-mailadressen):

Get-Place -ResultSize Unlimited | Export-Csv -Path rooms.csv -NoTypeInformation

Dit exporteert ruimte-metadata (gebouw, verdieping, plaats, capaciteit, enzovoort) maar niet het e-mailadres. Ruimtes worden tijdens de import gematcht op naam.

Optie 2 — volledige export met e-mailadressen (aanbevolen):

$rooms = Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox -ResultSize Unlimited
$rooms | ForEach-Object {
    $mailbox = $_
    $place = Get-Place -Identity $mailbox.PrimarySmtpAddress -ErrorAction SilentlyContinue
    [PSCustomObject]@{
        DisplayName            = $mailbox.DisplayName
        PrimarySmtpAddress     = $mailbox.PrimarySmtpAddress
        ResourceCapacity       = $mailbox.ResourceCapacity
        Building               = $place.Building
        Floor                  = $place.Floor
        FloorLabel             = $place.FloorLabel
        Street                 = $place.Street
        PostalCode             = $place.PostalCode
        City                   = $place.City
        Capacity               = $place.Capacity
        Tags                   = ($place.Tags -join ',')
        IsWheelChairAccessible = $place.IsWheelChairAccessible
        AudioDeviceName        = $place.AudioDeviceName
        VideoDeviceName        = $place.VideoDeviceName
        DisplayDeviceName      = $place.DisplayDeviceName
        Nickname               = $place.Nickname
        BookingType            = $place.BookingType
    }
} | Export-Csv -Path rooms.csv -NoTypeInformation

Dit script voegt Get-EXOMailbox (met het e-mailadres) samen met Get-Place (met locatie- en apparatuur-data) tot één CSV. Het e-mailadres maakt betrouwbare duplicaat-detectie tijdens de import mogelijk.

Let op: de simpele pipeline Get-EXOMailbox | Get-Place | Export-Csv behoudt geen e-mailadressen — Get-Place geeft een ander objecttype terug waarin het veld PrimarySmtpAddress ontbreekt.

MS365-kolommen worden automatisch gemapt op RoomVox-velden:

MS365-kolom	RoomVox-veld	Opmerkingen
DisplayName	name
PrimarySmtpAddress / EmailAddress	email	Vereist optie 2
Capacity / ResourceCapacity	capacity
Floor / FloorLabel	roomNumber
Building	building (adres)
Street	street (adres)
PostalCode	postalCode (adres)
City	city (adres)
Tags	facilities	Komma-gescheiden
IsWheelChairAccessible	faciliteit wheelchair	true voegt wheelchair toe
AudioDeviceName	faciliteit audio	Niet-leeg voegt audio toe
VideoDeviceName	faciliteit videoconf	Niet-leeg voegt videoconf toe
DisplayDeviceName	faciliteit display	Niet-leeg voegt display toe
Nickname	description
BookingType	autoAccept	Standard = auto-accept aan

Import-stappen

1. Ga naar het tabblad Import / Export
2. Sleep een CSV-bestand erin, of klik op Bestand kiezen
3. RoomVox toont een preview met:
4. Gedetecteerd formaat (RoomVox of MS365)
5. Aantal gevonden ruimtes
6. Actie per rij: Nieuw (wordt aangemaakt) of Update (matcht een bestaande ruimte)
7. Eventuele validatie-fouten

1. Kies een import-modus:
2. Alleen nieuwe ruimtes aanmaken — sla rijen over die matchen met bestaande ruimtes
3. Nieuwe aanmaken + bestaande updaten — maak nieuwe ruimtes aan en werk bestaande bij
4. Voor MS365-imports met e-mailadressen: schakel eventueel Exchange-agenda-sync in om elke ruimte automatisch te koppelen aan zijn MS365-mailbox voor tweerichtings-agenda-synchronisatie. Dit vereist dat Exchange-sync in de globale instellingen is geconfigureerd.
5. Klik op Import
6. Bekijk de resultaten: aangemaakt, bijgewerkt, overgeslagen en fouten

Duplicaat-detectie

RoomVox detecteert duplicaten door te vergelijken op:

1. E-mailadres (primaire match) — als het e-mailadres uit de CSV matcht met het e-mailadres van een bestaande ruimte
2. Ruimte-naam (secundaire match) — als de naam uit de CSV matcht met de naam van een bestaande ruimte

Gematchte ruimtes worden in de preview als "Update" getoond. In de modus alleen-aanmaken worden deze rijen overgeslagen.

Validatie

De import valideert elke rij voordat hij verwerkt wordt:

• Name is verplicht — rijen zonder naam worden geweigerd
• Capacity moet een getal zijn als het ingevuld is
• Email moet een geldig e-mailadres zijn als het ingevuld is
• Dubbele namen binnen de CSV zelf worden gemarkeerd

Faciliteiten

De kolom facilities accepteert komma-gescheiden waarden. Bekende faciliteiten worden automatisch genormaliseerd:

Invoer	Genormaliseerd
projector, beamer	projector
whiteboard	whiteboard
video-conference, videoconf	video-conference
audio-system	audio-system
display-screen, screen	display-screen
wheelchair-accessible, wheelchair	wheelchair-accessible

Scheidingsteken-detectie

RoomVox detecteert het CSV-scheidingsteken automatisch. Komma (,), puntkomma (;) en tab-gescheiden bestanden worden allemaal ondersteund. Dat betekent dat bestanden die opgeslagen zijn door de Nederlandse of Duitse versie van Excel (die ; gebruiken) werken zonder handmatige conversie.

Maximale bestandsgrootte

Geüploade CSV-bestanden zijn beperkt tot 5 MB. Splits het bestand in meerdere delen voor grotere imports.

Tips

• Exporteer eerst je huidige ruimtes om het exacte formaat te zien
• Bewerk de geëxporteerde CSV in Excel/LibreOffice en importeer daarna opnieuw met de modus "aanmaken + updaten"
• Gebruik voor MS365-migraties het volledige export-script (optie 2) om e-mailadressen te behouden en de meest complete data te krijgen
• De import verwerkt UTF-8 BOM (byte order mark) automatisch

Geëxporteerde CSV in Excel

De geëxporteerde CSV kan direct in Excel of LibreOffice Calc geopend worden om te bewerken.