E-mail-notificaties¶
RoomVox verstuurt negen soorten e-mail-notificaties die de volledige levensloop van een boeking bestrijken. Deze pagina beschrijft elk type, wie het ontvangt, wanneer het afgaat en wat de e-mail bevat.
Voor de SMTP-opzet en de afzender-configuratie per ruimte, zie E-mail-configuratie.
Vereisten¶
- E-mail-notificaties ingeschakeld — Instellingen → Beheer → RoomVox → Instellingen → "E-mail-notificaties inschakelen"
- Nextcloud-SMTP geconfigureerd — Instellingen → Beheer → Basisinstellingen → E-mailserver
- Gebruikers hebben e-mailadressen — vereist voor zowel de organisator als de managers
occ config:app:set dav sendInvitations --value yes— voor iMIP-uitnodigingen aan externe deelnemers
De negen notificatie-types¶
| # | Notificatie | Verstuurd naar | Trigger |
|---|---|---|---|
| 1 | Boeking bevestigd | Organisator | Auto-accept, of manager-goedkeuring |
| 2 | Goedkeurings-verzoek | Alle ruimte-managers | Nieuwe boeking op een ruimte zonder auto-accept |
| 3 | Boeking afgewezen | Organisator | Manager heeft een openstaande boeking afgewezen |
| 4 | Permissie geweigerd | Organisator | Gebruiker mist de Booker-rol voor de ruimte |
| 5 | Planning-conflict | Organisator | Tijd overlapt met een bestaande boeking |
| 6 | Boekings-horizon overschreden | Organisator | Event voorbij de maximale horizon van de ruimte |
| 7 | Buiten beschikbaarheids-uren | Organisator | Event buiten de beschikbare dagen/tijden van de ruimte |
| 8 | Ruimte-sync bezig | Organisator | Boeking kwam binnen tijdens de initiële Exchange-sync |
| 9 | Boeking geannuleerd | Organisator + managers | Organisator annuleert (iTIP CANCEL) |
| 10 | Boeking geannuleerd door manager | Organisator | Manager heeft een al geaccepteerde boeking ingetrokken |
(Ja, het zijn er technisch gezien tien — "geannuleerd door manager" is in v1.1.0 afgesplitst van "geannuleerd" om duidelijk te maken wie de actie in gang zette.)
1. Boeking bevestigd¶
Verstuurd naar: organisator
Wordt getriggerd wanneer een boeking wordt geaccepteerd — ofwel automatisch door de ruimte, ofwel handmatig goedgekeurd door een manager.
Bevat:
- Ruimte-naam
- Event-samenvatting
- Datum en tijd van het event
- Naam en e-mailadres van de organisator
- iCalendar-REPLY-bijlage zodat de agenda-app de event-status automatisch kan bijwerken
2. Goedkeurings-verzoek¶
Verstuurd naar: alle ruimte-managers
Wordt getriggerd wanneer er een nieuwe boeking binnenkomt op een ruimte met autoAccept=false. De boeking krijgt de status Voorlopig.
Bevat: - Ruimte-naam - Event-samenvatting - Datum en tijd van het event - Naam en e-mailadres van de organisator - Link naar het Boekingen-tabblad in het beheerpaneel (of naar Persoonlijke instellingen → Goedkeuringen voor managers die geen admin zijn)
3. Boeking afgewezen¶
Verstuurd naar: organisator
Wordt getriggerd wanneer een manager een openstaande boeking afwijst.
Bevat:
- Ruimte-naam, event-samenvatting, datum en tijd
- Reden voor de afwijzing (als de manager er een heeft opgegeven)
- iCalendar-REPLY-bijlage
4. Permissie geweigerd¶
Verstuurd naar: organisator
Wordt getriggerd wanneer een boeking automatisch wordt afgewezen omdat de gebruiker geen permissie heeft om de ruimte te boeken.
Behalve het versturen van de e-mail doet RoomVox ook:
- Verwijdert de ruimte uit het event van de organisator
- Wist het veld LOCATION
Zo toont het agenda-event de ruimte niet langer als onderdeel van de vergadering.
Bevat: - Ruimte-naam, event-samenvatting, datum en tijd - Uitleg dat de gebruiker geen permissie heeft
5. Planning-conflict¶
Verstuurd naar: organisator
Wordt getriggerd wanneer een boeking automatisch wordt afgewezen vanwege een tijd-overlap met een bestaande boeking. Conflict-checking expandeert sinds v1.1.0 terugkerende events — het boeken van de tweede instantie van een wekelijkse serie triggert nu terecht een conflict-e-mail.
Bevat: - Ruimte-naam, event-samenvatting, gevraagde datum en tijd - Conflict-informatie
6. Boekings-horizon overschreden¶
Verstuurd naar: organisator
Wordt getriggerd wanneer een boeking voorbij de Maximale boekings-horizon van de ruimte valt. Terugkerende events met een laatste voorkomende keer ver in de toekomst (of zonder UNTIL / COUNT) vallen hier ook onder.
Bevat:
- Ruimte-naam, event-samenvatting, gevraagde datum en tijd
- De exacte horizon (bijvoorbeeld 60 dagen)
- De vroegste datum die niet langer boekbaar is (vandaag + N dagen), zodat de organisator kan verplaatsen zonder te gokken
7. Buiten beschikbaarheids-uren¶
Verstuurd naar: organisator
Wordt getriggerd wanneer een boeking buiten de beschikbaarheids-regels van de ruimte valt (bijvoorbeeld weekdagen 09:00–17:00).
Bevat:
- Ruimte-naam, event-samenvatting, gevraagde datum en tijd
- Een samenvatting van de beschikbaarheids-regels van de ruimte (ma, di, wo, do, vr 09:00–17:00)
8. Ruimte-sync bezig¶
Verstuurd naar: organisator
Een tijdelijke fout: wordt getriggerd wanneer een boeking binnenkomt terwijl de initiële Exchange-sync van een ruimte nog loopt.
Bevat: - Uitleg dat de ruimte tijdelijk niet beschikbaar is tijdens het synchroniseren - Suggestie om het over een paar minuten opnieuw te proberen
Dit voorkomt dubbele boekingen tijdens de initiële Exchange-import. Zie Exchange-integratie.
9. Boeking geannuleerd¶
Verstuurd naar: organisator en alle ruimte-managers
Wordt getriggerd wanneer de organisator zijn eigen boeking annuleert door een iTIP-CANCEL te versturen vanuit zijn agenda-app.
Bevat:
- Ruimte-naam, event-samenvatting, datum en tijd
- Annulerings-informatie
- iCalendar-CANCEL-bijlage
10. Boeking geannuleerd door manager (v1.1.0+)¶
Verstuurd naar: organisator (booker)
Wordt getriggerd wanneer een admin of manager een al geaccepteerde boeking annuleert via de actie Boeking annuleren in het Boekingen-tabblad van het beheerpaneel of in de modal per boeking.
Dit staat los van #9 hierboven — de booker heeft niets in gang gezet; een manager heeft de ruimte ingetrokken. RoomVox doet daarnaast:
- Verwijdert de ruimte-deelnemer uit het eigen agenda-event van de booker
- Wist het veld LOCATION
Zo komt het tijdvak direct weer vrij in de Room Finder en wordt de booker niet verrast door een agenda-regel die naar een onbeschikbare ruimte wijst.
Bevat: - Ruimte-naam, event-samenvatting, datum en tijd - Uitleg dat de boeking is geannuleerd door een ruimte-manager en dat de ruimte is vrijgegeven
iCalendar-bijlagen¶
Notificatie-e-mails bevatten waar van toepassing iCalendar-bijlagen (.ics):
- REPLY-bijlagen voor accepteer-/afwijs-responses
- CANCEL-bijlagen voor annulerings-berichten
Agenda-apps werken de event-status automatisch bij wanneer ze deze bijlagen lezen.
Afzenderadres van e-mails¶
Het From-adres op notificatie-e-mails hangt af van de configuratie van de ruimte:
| Configuratie | From-adres |
|---|---|
Ruimte heeft een eigen extern e-mailadres (boardroom@company.com) |
E-mailadres van de ruimte |
| Ruimte heeft SMTP per ruimte geconfigureerd | SMTP-gebruikersnaam (envelope-sender), e-mailadres van de ruimte als Reply-To |
Ruimte gebruikt automatisch gegenereerd <id>@roomvox.local |
Nextcloud-systeem-afzender |
| Geen e-mailadres voor de ruimte geconfigureerd | Nextcloud-systeem-afzender |
Zie E-mail-configuratie voor de details.
Wanneer notificaties worden verstuurd (samenvatting)¶
| Gebeurtenis | Organisator krijgt | Managers krijgen |
|---|---|---|
| Boeking automatisch geaccepteerd | Bevestiging | — |
| Boeking wacht op goedkeuring | — | Goedkeurings-verzoek |
| Manager keurt goed | Bevestiging | — |
| Manager wijst af | Afwijzing | — |
| Permissie geweigerd (auto-afwijzing) | Permissie geweigerd | — |
| Planning-conflict (auto-afwijzing) | Conflict | — |
| Boekings-horizon overschreden (auto-afwijzing) | Horizon overschreden (met N dagen + afkap-datum) | — |
| Buiten beschikbaarheids-uren (auto-afwijzing) | Beschikbaarheid (met samenvatting van de regels) | — |
| Ruimte-sync bezig (tijdelijke fout) | Sync-bezig | — |
| Organisator annuleert eigen boeking | Annulering | Annulering |
| Manager annuleert geaccepteerde boeking | Annulering-door-manager | — |
Troubleshooting¶
Zie Troubleshooting voor beheerders → E-mail-problemen voor de diagnose-stappen.
Zie ook¶
- E-mail-configuratie — SMTP-opzet, SMTP per ruimte
- Goedkeurings-workflow — hoe goedkeurings-verzoeken gerouteerd worden
- Notificaties (gebruikers-handleiding) — dezelfde inhoud vanuit gebruikers-perspectief