Ga naar inhoud

MetaVox privacy & beveiliging

Dit document beschrijft hoe MetaVox omgaat met data-privacy en beveiliging, om organisaties te helpen compliance met AVG en andere databescherming-eisen te evalueren.

Privacy by design

MetaVox is gebouwd met privacy als kernprincipe:

On-premise data-opslag

  • Metadata blijft lokaal: alle metadata wordt opgeslagen in je Nextcloud-database — geen metadata verlaat je infrastructuur
  • Geen cloud-dependencies: kern-functionaliteit werkt volledig binnen je Nextcloud-instantie
  • Optionele telemetrie: anonieme gebruiksstatistieken kunnen worden verstuurd om MetaVox te helpen verbeteren (standaard aan, kan uit). Zie Telemetrie voor details
  • Air-gapped-compatibel: schakel telemetrie uit voor volledig air-gapped bedrijfsvoering

Data-locality

Alle data blijft binnen je infrastructuur:

┌─────────────────────────────────────┐
│       Je eigen infrastructuur        │
│                                      │
│  ┌────────────────────────────────┐  │
│  │       Nextcloud-server         │  │
│  │  ┌──────────────────────────┐  │  │
│  │  │      MetaVox-app         │  │  │
│  │  │  - Metadata blijft lokaal│  │  │
│  │  │  - Optionele telemetrie  │  │  │
│  │  └──────────────────────────┘  │  │
│  │              │                  │  │
│  │  ┌───────────▼──────────────┐  │  │
│  │  │   Je database-server     │  │  │
│  │  │   - Metadata opgeslagen  │  │  │
│  │  │   - Onder jouw controle  │  │  │
│  │  └──────────────────────────┘  │  │
│  └────────────────────────────────┘  │
└─────────────────────────────────────┘

Let op: wanneer telemetrie aan staat (standaard), stuurt MetaVox anonieme aggregaat-statistieken (aantal gebruikers, aantal velden, versie-nummers) naar een externe server. Geen metadata-waarden, bestandsnamen of gebruikersnamen worden verstuurd. Telemetrie kan volledig uit in admin-instellingen. Zie Telemetrie.

Data-opslag

Wat MetaVox opslaat

Data-type Opslag-locatie Doel
Veld-definities metavox_gf_fields-tabel Schema voor metadata-velden
Metadata-waarden metavox_file_gf_meta-tabel Daadwerkelijke metadata-waarden per document

Wat MetaVox NIET opslaat

  • Bestandsinhoud (alleen metadata over bestanden)
  • Gebruikersgegevens
  • Externe referenties
  • Analytics- of tracking-data (telemetrie verstuurt alleen aggregaat-aantallen, geen individuele data)

Data-relatie met bestanden

Metadata wordt opgeslagen via bestand-ID-referentie, niet ingebed in bestanden:

  • Originele bestanden blijven onveranderd
  • Metadata kan worden verwijderd zonder bestanden te raken
  • Bestanden kunnen worden verwijderd (metadata wordt verweesd maar niet automatisch verwijderd)

AVG-compliance

MetaVox ondersteunt AVG-compliance op verschillende manieren:

Compliance mogelijk maken

  • Document-classificatie: track welke documenten persoonsgegevens bevatten
  • Verwerkingsgrondslagen: leg rechtsgrond voor data-verwerking vast
  • Bewaartermijnen: definieer en volg data-bewaar-eisen
  • Verantwoording: toon compliance aan via metadata

Compliance-templates

Voor-gebouwde templates helpen organisaties aan eisen voldoen:

  • avg-compliance.json — AVG/GDPR-velden
  • woo-compliance.json — Wet Open Overheid
  • archiefwet-compliance.json — Archiefwet

Zie Compliance-templates voor details.

Rechten van betrokkenen

MetaVox-metadata kan helpen bij het vervullen van betrokkenen-verzoeken:

Recht Hoe MetaVox helpt
Recht op inzage Documenten met persoonsgegevens vinden
Recht op vergetelheid Documenten identificeren voor verwijdering
Recht op rectificatie Documenten lokaliseren die updates nodig hebben

Beveiligingsmodel

Authenticatie

MetaVox gebruikt Nextcloud's authenticatie:

  • Sessie-gebaseerde authenticatie (web-interface)
  • App-wachtwoorden (API-toegang)
  • Tweefactor-authenticatie (indien ingeschakeld in Nextcloud)

Autorisatie

Permissies worden overgeërfd van Nextcloud:

  • Leesrechten: metadata bekijken
  • Schrijfrechten: document-metadata bewerken
  • Admin-rechten: veld-definities configureren

Input-validatie

Alle gebruikers-input wordt gevalideerd:

  • Veldtypen handhaven data-format (datum, getal, etc.)
  • Opties worden gevalideerd tegen gedefinieerde keuzes
  • SQL-injection voorkomen via geparameteriseerde queries

API-beveiliging

  • OCS-APIRequest-header vereist
  • Rate limiting via Nextcloud
  • Authenticatie vereist voor alle endpoints

Audit-overwegingen

Wat kan worden geaudit

  • Metadata-veld-definities (wie aangemaakt, wanneer)
  • Metadata-waarde-wijzigingen (via Nextcloud activity-log indien geconfigureerd)
  • API-toegang (via Nextcloud-logs)

Aanbevelingen

  1. Schakel Nextcloud activity-logging in
  2. Configureer log-bewaartermijn volgens je eisen
  3. Regelmatige database-back-ups (inclusief metadata)

Data-bewaartermijn

Automatische cleanup

MetaVox verwijdert metadata niet automatisch. Wanneer bestanden worden verwijderd:

  • Metadata blijft in database (verweesd)
  • Handmatige cleanup kan nodig zijn bij grootschalige verwijderingen

Handmatige cleanup

Beheerders kunnen:

  • Individuele metadata via UI verwijderen
  • Bulk-verwijdering via API
  • Alle metadata voor een team folder wissen

Encryptie

At rest

Metadata wordt opgeslagen in Nextcloud's database:

  • Gebruik database-encryptie indien vereist
  • Nextcloud server-side encryptie geldt niet voor metadata (alleen bestandsinhoud)

In transit

  • HTTPS-encryptie voor al het webverkeer
  • API-calls gebruiken dezelfde HTTPS-bescherming

Third-party dependencies

MetaVox heeft minimale runtime-dependencies:

Dependency Type Doel
Nextcloud Server Vereist Platform
Group Folders Vereist Team folder-ondersteuning
notify_push Optioneel Real-time sync en cell-locking
Redis Optioneel Caching, aanwezigheids-tracking, cell-locking
Vue.js Gebundeld Frontend-framework
PHP-bibliotheken Gebundeld Backend-functionaliteit

Geen CDN-resources, geen externe fonts of scripts. De enige externe verbinding is optionele telemetrie (kan uit).

Aanbevelingen voor gevoelige omgevingen

Voor high-security deployments:

  1. Netwerk-isolatie: deploy Nextcloud op geïsoleerd netwerk
  2. Database-encryptie: schakel encryptie op database-niveau in
  3. Toegangs-logging: schakel uitgebreide audit-logging in
  4. Regelmatige back-ups: include database in back-up-strategie
  5. Toegangs-review: review periodiek wie admin-toegang heeft

Zie ook