Ga naar inhoud

RoomVox-overzicht (gebruikersgids)

Welkom bij RoomVox — boek vergaderruimtes direct vanuit de agenda-app die je al gebruikt.

Wat is RoomVox?

RoomVox maakt vergaderruimtes beschikbaar als standaard CalDAV-resources in elke agenda-app — Nextcloud Calendar, Apple Calendar, Outlook, Thunderbird, eM Client. Er is geen aparte boekings-interface om te leren: je boekt een ruimte op dezelfde manier waarop je een collega uitnodigt voor een vergadering.

Wanneer je een ruimte toevoegt aan een agenda-event, doet RoomVox:

  1. Checkt of je permissie hebt om de ruimte te boeken
  2. Verifieert of de ruimte beschikbaar is op het gevraagde tijdstip
  3. Past de beschikbaarheids-regels van de ruimte toe (toegestane dagen/tijden)
  4. Past de boekings-horizon toe (max dagen vooruit)
  5. Of accepteert automatisch de boeking, of markeert hem als Voorlopig (in afwachting van manager-goedkeuring)
  6. Stuurt e-mail-notificaties naar jou en naar de managers van de ruimte

Hoe een ruimte verschijnt

Een ruimte gedraagt zich als een CalDAV-agenda-resource:

  • Het heeft een naam, capaciteit, locatie en faciliteiten (beamer, whiteboard, videoconferencing, enz.)
  • Het heeft een e-mailadres — meestal een echte mailbox (vergaderzaal@bedrijf.nl) of een interne
  • Het antwoordt Geaccepteerd, Voorlopig of Afgewezen op je uitnodiging, net als een menselijke deelnemer

Je beheerder maakt en onderhoudt de lijst van ruimtes. Je ziet alle ruimtes waar je minstens Viewer-permissie voor hebt.

Boekings-responses

Status Betekenis
Geaccepteerd De ruimte is bevestigd — geen verdere actie nodig
Voorlopig De ruimte vereist manager-goedkeuring — je krijgt bericht wanneer goedgekeurd of afgewezen
Afgewezen De boeking is afgewezen — zie de reden in de e-mail

Waarom een boeking afgewezen kan worden

  • Planning-conflict — een andere boeking bestaat op dat tijdstip
  • Geen permissie — je hebt geen Booker- of Manager-rol voor die ruimte
  • Buiten beschikbaarheid — het gevraagde tijdstip valt buiten de beschikbare uren van de ruimte
  • Voorbij boekings-horizon — het event is te ver in de toekomst
  • Ruimte-sync bezig — Exchange-gekoppelde ruimte synchroniseert nog; probeer kort opnieuw

Je ontvangt in elk geval een duidelijke e-mail met de reden.

Permissie-rollen

Rol Kan bekijken Kan boeken Kan beheren
Viewer ✓
Booker ✓ ✓
Manager ✓ ✓ ✓

Managers kunnen openstaande boekingen goedkeuren/afwijzen, ruimte-instellingen bewerken en elke boeking annuleren. Viewers zien de ruimte en haar Verantwoordelijke contact in Persoonlijke instellingen → Mijn ruimtes — handig om te weten wie je moet vragen als je zelf niet kunt boeken.

Ondersteunde agenda-clients

Client Opmerkingen
Nextcloud Calendar Volledige ondersteuning. Optionele visuele ruimte-browser
Apple Calendar (macOS / iOS) Volledige ondersteuning. Auto-fix voor CUTYPE=INDIVIDUAL
Microsoft Outlook Volledige ondersteuning via CalDAV-account
Thunderbird Volledige ondersteuning via CalDAV-account
eM Client Volledige ondersteuning. Auto-detectie via LOCATION

Zie ook