Ga naar inhoud

Beschikbaarheids-regels

Elke ruimte kan worden beperkt tot specifieke dagen en tijdvensters (bijvoorbeeld weekdagen 08:00–18:00) en tot een maximale boekings-horizon (bijvoorbeeld maximaal 90 dagen vooruit). Boekingen buiten deze beperkingen worden automatisch afgewezen met een duidelijke uitleg per e-mail.

Beschikbaarheids-regels (dag / tijd)

Configureer dit in de ruimte-editor onder Boekings-uren beperken:

  1. Zet de schakelaar aan
  2. Voeg een of meer regels toe:
  3. Dagen — kies welke dagen van de week (ma–zo)
  4. Van / Tot — tijdvenster voor die dagen
  5. Gebruik presets voor veelvoorkomende patronen

Presets

Preset Dagen Venster
Weekdagen 08–18 ma–vr 08:00–18:00
Weekdagen 09–17 ma–vr 09:00–17:00

Je kunt ook eigen regels bouwen — bijvoorbeeld aparte regels voor weekdagen (08–18) en zaterdagochtend (09–13).

Weekenden tonen/verbergen

App-breed kun je instellen of de boekings-agenda weekenden toont — maar dat is alleen een UI-instelling. Wil je weekend-boekingen voorkomen, gebruik dan beschikbaarheids-regels met alleen weekdagen. De twee instellingen staan los van elkaar.

Boekings-horizon

Beperk hoe ver vooruit een ruimte geboekt kan worden:

  • 0 (standaard) — geen limiet
  • N dagen — boekingen voorbij today + N worden afgewezen

Handig voor veelgevraagde ruimtes om speculatieve reserveringen maanden vooruit te voorkomen.

Hoe boekingen worden beoordeeld

Wanneer een boeking binnenkomt, checkt RoomVox (in volgorde):

  1. Permissie — gebruiker heeft minstens de Booker-rol op de ruimte
  2. Beschikbaarheids-regels — elke voorkomende keer valt binnen de toegestane dagen/tijden
  3. Boekings-horizon — elke voorkomende keer valt binnen today + horizon dagen
  4. Conflict-detectie — geen overlappende geaccepteerde/voorlopige boekingen

Een fout in een van de stappen leidt tot een AFGEWEZEN-respons met een e-mail die de reden noemt.

Terugkerende events

Zowel de beschikbaarheids-regels als de boekings-horizon gelden voor elke voorkomende keer van een terugkerend event:

  • Een wekelijkse vergadering faalt als een willekeurige week buiten de beschikbaarheids-regels valt
  • Een wekelijkse vergadering faalt als een willekeurige voorkomende keer voorbij de boekings-horizon ligt
  • Oneindige terugkerende events (geen UNTIL / COUNT) worden altijd afgewezen wanneer er een boekings-horizon is ingesteld — er is geen manier om te verifiëren of ze er allemaal in passen

De conflict-detectie-laag expandeert sinds v1.1.0 ook terugkerende events correct — het boeken van de tweede instantie van een wekelijkse serie triggert nu terecht een conflict-mail. Vóór v1.1.0 werd alleen het master-event gecheckt, waardoor conflicten in latere voorkomende keren gemist werden.

E-mail-terugkoppeling aan de organisator

Wanneer een boeking automatisch wordt afgewezen vanwege beschikbaarheid of horizon, vertelt de e-mail de organisator waarom, zodat hij kan verplaatsen zonder te gokken:

Buiten beschikbaarheids-uren

De ruimte is alleen beschikbaar op ma, di, wo, do, vr 09:00–17:00.

Boekings-horizon overschreden

Deze ruimte kan maximaal 60 dagen vooruit geboekt worden. De vroegste datum die niet langer boekbaar is: 2026-09-15.

Planning-conflict

Er bestaat al een andere boeking van 14:00 tot 15:30 op 2026-06-10.

Zie E-mail-notificaties voor de volledige lijst.

Toepassingen

Alleen kantooruren

Beperk de bestuurskamer tot weekdagen 09:00–17:00 om boekingen buiten kantooruren te voorkomen die sleutel-/verlichtings-toegang zouden vereisen.

Gebouw met twee diensten

Twee aparte regels — weekdagen 08:00–17:00, zaterdag 09:00–13:00 — om weekend-ochtendboekingen toe te staan zonder de zondag open te zetten.

Kwartaal-planning-beperking

Zet de boekings-horizon op 90 dagen voor veelgevraagde trainingsruimtes, zodat de agenda niet nu al volgeboekt raakt voor volgend jaar.

Hek tegen oneindige herhalingen

Combineer een horizon van 365 dagen met geen oneindige herhalingen — gebruikers die een wekelijkse vergadering "voor onbepaalde tijd" proberen te boeken, krijgen een duidelijke afwijzing en kunnen opnieuw boeken met een UNTIL-clausule van 1 jaar.

Architectuur-notities

  • Beschikbaarheid wordt gepubliceerd als een CalDAV-VAVAILABILITY-object op de agenda van elke ruimte, zodat clients die dit ondersteunen het beschikbare venster direct in hun UI kunnen tonen
  • Regels worden per ruimte opgeslagen in IAppConfig (room/{roomId} → availabilityRules)
  • De boekings-horizon wordt opgeslagen als maxBookingHorizon (geheel getal dagen, 0 = geen limiet)
  • De evaluatie gebeurt server-side in de CalDAV-scheduling-plugin — geen client-side handhaving, geen manier om eromheen te komen

Zie ook