Ruimtes boeken

RoomVox maakt ruimtes beschikbaar als standaard CalDAV-resources. Dit betekent dat je ruimtes direct kunt boeken vanuit elke agenda-app die CalDAV-resources ondersteunt — geen aparte boekings-interface nodig.

Hoe het werkt

Wanneer een beheerder een ruimte aanmaakt in RoomVox, wordt deze beschikbaar als CalDAV-resource. Wanneer je deze resource aan een agenda-event toevoegt, doet RoomVox automatisch:

1. Checkt je permissie om de ruimte te boeken
2. Verifieert of de ruimte beschikbaar is op het gevraagde tijdstip
3. Checkt tegen beschikbaarheids-regels (toegestane dagen/tijden)
4. Checkt de boekings-horizon (maximum vooruit-boekings-periode)
5. Of accepteert automatisch de boeking, of markeert hem als voorlopig (in afwachting van manager-goedkeuring)
6. Stuurt e-mail-notificaties naar de organisator en managers

Boeken vanuit Nextcloud Calendar

Standaard-resource-picker

1. Maak een nieuw event aan of bewerk een bestaande
2. Vind in de event-editor de sectie Resources
3. Begin de ruimte-naam te typen in het zoekveld
4. Selecteer de ruimte uit de resultaten
5. De ruimte toont capaciteit en adres in de dropdown
6. Sla het event op

Visuele ruimte-browser (calendar-patch)

Als je beheerder de calendar-patch heeft geïnstalleerd, zie je een uitgebreide ruimte-browser in plaats van de standaard-picker:

• Blader door alle ruimtes gegroepeerd per gebouw
• Filter op beschikbaarheid, capaciteit, gebouw en faciliteiten
• Zoek op naam, gebouw, adres of verdieping
• Ruimte-kaarten tonen status (beschikbaar/onbeschikbaar), capaciteit en verdieping
• Klik op + om een ruimte toe te voegen, - om hem te verwijderen

Ruimtes zoeken

Typ in het zoekveld om ruimtes te filteren op naam, gebouw, adres of verdiepings-nummer. Resultaten updaten direct tijdens het typen.

Filteren op gebouw en faciliteiten

Klik op de gebouw- of faciliteit-chips om ruimtes te filteren. Meerdere filters kunnen gecombineerd worden — selecteer bijvoorbeeld een gebouw en een faciliteit om alle ruimtes in dat gebouw met een beamer te vinden.

Een ruimte toevoegen

Klik op de +-knop op een ruimte-kaart om hem aan je event toe te voegen. De ruimte verschijnt als "Gereserveerd" (blauw) en het LOCATION-veld wordt automatisch ingevuld.

Boeken vanuit Apple Calendar

Apple Calendar (macOS en iOS) ondersteunt CalDAV-resources native.

macOS

1. Maak een nieuw event aan
2. Klik op Add Location, Video Call, or Travel Time
3. Zoek in de deelnemers-sectie naar de ruimte-naam
4. Selecteer de ruimte-resource
5. Sla het event op

iOS

1. Maak een nieuw event aan
2. Tik op Genodigden
3. Zoek naar de ruimte-naam
4. Voeg de ruimte toe
5. Sla het event op

Let op: iOS verstuurt ruimte-deelnemers met CUTYPE=INDIVIDUAL in plaats van CUTYPE=ROOM. RoomVox detecteert en fixt dit automatisch.

Boeken vanuit Microsoft Outlook

Outlook ondersteunt CalDAV-resources wanneer verbonden via een CalDAV-account.

1. Maak een nieuwe vergadering aan
2. Voeg de ruimte toe als deelnemer in de scheduling-assistant
3. De ruimte reageert met zijn beschikbaarheid
4. Verstuur de vergader-uitnodiging

Boeken vanuit Thunderbird

Thunderbird ondersteunt CalDAV-resources via de agenda-integratie.

1. Maak een nieuw event aan
2. Voeg de ruimte toe als deelnemer in de deelnemers-lijst
3. De ruimte-naam moet matchen met de CalDAV-resource-naam
4. Sla het event op

Boeken vanuit eM Client

eM Client heeft speciale afhandeling voor ruimtes:

1. Maak een nieuw event aan
2. Stel het Locatie-veld in op de ruimte-naam
3. RoomVox detecteert de ruimte via locatie-match en voegt hem automatisch toe als deelnemer
4. Sla het event op

Let op: eM Client stuurt mogelijk geen ruimte-deelnemer expliciet. De scheduling-plugin van RoomVox detecteert de ruimte door het LOCATION-veld te matchen tegen bekende ruimte-namen.

Boekings-responses

Nadat je een ruimte aan je event hebt toegevoegd, reageert de ruimte met een van deze statussen:

Status	Betekenis
Geaccepteerd	Ruimte is geboekt en bevestigd
Voorlopig	Boeking vereist manager-goedkeuring (in afwachting)
Afgewezen	Boeking is afgewezen

Waarom een boeking afgewezen kan worden

• Planning-conflict — een ander event is al geboekt op dat tijdstip. Je ontvangt een e-mail over het conflict.
• Geen permissie — je hebt geen Booker- of Manager-rol voor de ruimte. Je ontvangt een "Boeking niet toegestaan"-e-mail. De ruimte wordt automatisch uit je event verwijderd en de locatie gewist.
• Buiten beschikbaarheid — het gevraagde tijdstip valt buiten de beschikbare uren van de ruimte
• Voorbij boekings-horizon — het event is te ver in de toekomst
• Delivery-error — een server-side issue voorkwam de boeking

Conflict-detectie

RoomVox checkt automatisch op planning-conflicten:

• Als een ruimte al geboekt is op het gevraagde tijdstip, wordt de boeking afgewezen
• Geannuleerde en afgewezen boekingen worden genegeerd tijdens conflict-checking
• Bij verplaatsen wordt de bestaande boeking uitgesloten van de conflict-check

Terugkerende events

RoomVox ondersteunt terugkerende events met enkele overwegingen:

• Beschikbaarheids-regels gelden voor elke voorkomende keer
• Boekings-horizon wordt gecheckt tegen de verste voorkomende keer (op basis van RRULE UNTIL of COUNT)
• Oneindige terugkerende events (geen UNTIL of COUNT) worden altijd afgewezen wanneer een boekings-horizon is ingesteld
• Conflict-checking geldt voor de initiële boeking; conflicten in individuele voorkomende keren moeten mogelijk handmatig worden opgelost