Ga naar inhoud

MetaVox gebruikersgids

MetaVox helpt je documenten te organiseren en classificeren door metadata toe te voegen — gestructureerde informatie over je bestanden.

Waarom metadata?

Documenten hebben vaak context nodig buiten hun inhoud:

  • Wie is verantwoordelijk voor dit document?
  • Is het goedgekeurd of nog concept?
  • Wanneer moet het herzien worden?
  • Is het vertrouwelijk of publiek?

MetaVox legt deze informatie gestructureerd en doorzoekbaar vast.

Metadata bekijken

  1. Navigeer naar een document in een Team folder
  2. Open de zijbalk (info-icoon of druk i)
  3. Zoek de MetaVox-sectie

Je ziet twee soorten metadata:

Team folder-metadata

  • Geldt voor de hele Team folder
  • Ingesteld door beheerders
  • Read-only voor reguliere gebruikers
  • Verschijnt bovenaan de MetaVox-sectie

Documentmetadata

  • Specifiek voor dit document
  • Bewerkbaar als je schrijfrechten hebt
  • Verschijnt onder de Team folder-metadata

MetaVox-zijbalk

Inline bewerken in de bestandenlijst

Je kunt metadata ook direct in de bestandenlijst bewerken door dubbel te klikken op een cel. Een inline-editor opent voor het veldtype (tekstveld, dropdown, datumkiezer, etc.).

Inline-editor geopend op een cel

In actie:

Inline bewerken in beweging

Metadata bewerken

Als je bewerk-rechten hebt op een document:

  1. Open de zijbalk van het document
  2. Zoek de MetaVox-sectie
  3. Klik op een bewerkbaar veld
  4. Voer een waarde in of selecteer
  5. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen

Veldtypen

Verschillende velden accepteren verschillende soorten input:

Type Voorbeeld
Tekst Korte beschrijvingen, titels
Tekstvak Langere notities, samenvattingen
Getal Versienummers, aantallen
Datum Deadlines, herzieningsdata
Dropdown Status (Concept/Goedgekeurd/Gearchiveerd)
Multi-select Meerdere categorieën
Checkbox Ja/Nee-vlaggen
URL Links naar externe bronnen
Gebruiker Selecteer een Nextcloud-gebruiker
Bestand-link Link naar een ander Nextcloud-bestand

Zie Veldtypen voor uitgebreide informatie.

Meerdere bestanden tegelijk bewerken

Metadata bijwerken voor veel bestanden in één keer? Gebruik de bulk-editor:

  1. Selecteer meerdere bestanden in de lijst
  2. Klik Metadata bewerken in de toolbar
  3. Vul de velden in die je wilt bijwerken
  4. Kies een merge-strategie (overschrijven of alleen lege vullen)
  5. Klik Opslaan

Zie Bulk-bewerken voor details.

Weergaven gebruiken

Weergaven laten je wisselen tussen voor-gedefinieerde combinaties van kolommen, filters en sortering. Je beheerder maakt weergaven per Team folder voor verschillende workflows.

Zie Weergaven voor details.

Tips

  • Verplichte velden zijn gemarkeerd met een asterisk (*)
  • Beschrijvingen verschijnen onder velden om uit te leggen wat je moet invoeren
  • Dropdowns tonen voor-gedefinieerde opties — je kunt geen eigen waarden invoeren
  • Wijzigingen zijn direct — geen aparte opslaan-knop

Hulp nodig?

Neem contact op met je Nextcloud-beheerder als:

  • Je andere metadata-velden nodig hebt
  • Je velden niet kunt bewerken die je wel zou moeten kunnen bewerken
  • Je vragen hebt over welke waarden je moet invoeren

Zie ook