IntraVox-scenario's¶

Praktische recepten voor veelvoorkomende use-cases, IntraVox combinerend met andere Nextcloud-apps. Deze scenario's vereisen geen wijzigingen in IntraVox zelf — ze gebruiken bestaande Nextcloud-features en IntraVox' native permissie-model.

Gerelateerde documentatie:

Beheerdersgids — Installatie en configuratie
Autorisatie — Permissies en toegangscontrole
Editor-gids — Content bewerken en publiceren

Scenario 1: content-goedkeurings-workflow¶

Een drie-laags content-workflow waarbij makers concept-pagina's opstellen, reviewers feedback geven, en publishers content zichtbaar maken voor de organisatie.

Verwijst naar issue: #33 — Capabilities for moderation of content and workflow function

Doel¶

Rol	Kan	Groep
Maker	Concept-pagina's aanmaken en bewerken	IntraVox Editors
Reviewer	Concepts bewerken, publicatie aanvragen	Sectie-specifieke editor-groep
Publisher	Pagina's publiceren (concept → gepubliceerd)	IntraVox Admins

Vereisten¶

App	Vereist?	Doel
GroupFolders	Ja	Bestand-gebaseerde permissies en ACL
Approval	Aanbevolen	Formele goedkeur/afwijs-workflow op bestanden
MetaVox	Optioneel	Custom metadata-velden voor status-tracking

Stap 1: gebruik de ingebouwde permissie-groepen¶

IntraVox maakt automatisch drie groepen aan tijdens setup:

Groep	Permissies	Rol in deze workflow
IntraVox Admins	Volledige toegang	Publishers — kunnen concept/gepubliceerd toggelen
IntraVox Editors	Lezen + Schrijven + Aanmaken	Makers/Reviewers — kunnen pagina's aanmaken en bewerken
IntraVox Users	Alleen lezen	Lezers — zien alleen gepubliceerde pagina's

Deze drie-laags-structuur dekt de basis-workflow al:

Editors maken een nieuwe pagina aan — automatisch als Concept
Editors schrijven en verfijnen de content terwijl die onzichtbaar blijft voor lezers
Een Admin reviewt de pagina en toggelt naar Gepubliceerd

Tip: concept-pagina's zijn volledig onzichtbaar voor gebruikers met alleen-lezen-toegang. Ze verschijnen niet in navigatie, zoeken, RSS-feeds of publieke share-links.

Stap 2: sectie-specifieke groepen toevoegen (optioneel)¶

Voor grotere organisaties: maak custom groepen per afdeling of sectie aan:

Ga naar Nextcloud-beheer → Gebruikers en maak groepen als:
Marketing Editors
HR Editors
Ga naar Beheer → GroupFolders → IntraVox-folder
Schakel Advanced Permissions (ACL) in
Navigeer in Nextcloud Files naar de sectie-folder (bv. IntraVox/nl/marketing/)
Klik op het share-icoon → stel ACL-regels in:
Marketing Editors: Lezen + Schrijven + Aanmaken
Anderen: alleen lezen

Marketing-editors kunnen zo alleen marketing-pagina's bewerken, geen HR-pagina's.

Stap 3: zet de Approval-app op¶

De Nextcloud Approval-app voegt een formele review-workflow toe aan bestanden. Omdat IntraVox-pagina's als JSON-bestanden in GroupFolders zijn opgeslagen, werkt de Approval-app er direct mee.

3a. Installeren en inschakelen¶

occ app:enable approval

3b. Maak system-tags¶

Ga naar Beheer → Basis-instellingen → Collaboratieve tags en maak:

Tag	Zichtbaarheid	Doel
`Pending Review`	Verborgen	Toegekend als editor review aanvraagt
`Approved`	Verborgen	Toegekend bij publisher-goedkeuring
`Rejected`	Verborgen	Toegekend bij publisher-afwijzing

Verborgen tags zijn alleen zichtbaar voor beheerders, wat de workflow netjes houdt voor reguliere gebruikers.

3c. Configureer de approval-workflow¶

Ga naar Beheer → Approval-workflows en maak een workflow:

Instelling	Waarde
Beschrijving	Content-publicatie-review
Pending-tag	`Pending Review`
Approved-tag	`Approved`
Rejected-tag	`Rejected`
Approvers	De `IntraVox Admins`-groep (publishers)

3d. De workflow in de praktijk¶

Editor maakt een pagina in IntraVox (start als Concept)
Editor opent het JSON-bestand van de pagina in Nextcloud Files-zijbalk → klikt Goedkeuring aanvragen
Publishers (IntraVox Admins) ontvangen een notificatie
Publisher reviewt de pagina in IntraVox, daarna:
Goedkeuren → opent Files-zijbalk en keurt het bestand goed → toggelt pagina naar Gepubliceerd in IntraVox
Afwijzen → wijst af in Files-zijbalk, editor krijgt notificatie om te herzien

3e. Geketende workflows (meervoudige goedkeuring)¶

Voor meertraps-goedkeuring (bv. editor → afdelings-hoofd → publisher), maak gekoppelde workflows waar de "approved"-tag van workflow A de "pending"-tag van workflow B is:

Workflow	Pending	Approved	Approvers
A: Sectie-review	`Pending Review`	`Section Approved`	Sectie-editors
B: Publicatie	`Section Approved`	`Published`	IntraVox Admins

Stap 4: status tracken met MetaVox (optioneel)¶

Met MetaVox kun je custom metadata-velden toevoegen aan pagina's voor visuele status-tracking.

4a. Maak metadata-velden¶

In MetaVox, maak deze velden:

Veldnaam	Type	Opties
Review-status	Select	`Concept`, `In review`, `Goedgekeurd`, `Gepubliceerd`
Reviewer	Tekst	(vrije tekst)
Review-datum	Datum	(datum-picker)

De IntraVox News-widget ondersteunt MetaVox-veld-filtering. Hiermee maak je een "Pending Reviews"-pagina voor publishers:

Maak een pagina met een News-widget
Stel de bron-folder in op de sectie die je wilt monitoren
Voeg een MetaVox-filter toe: Review-status is In review

Geeft publishers een dashboard van alle pagina's die op hun review wachten.

Pagina-mockup — publisher-dashboard¶

Een "Pending Reviews"-pagina als publishers' dagelijkse landings-plek. Twee News-widgets naast elkaar, beide gefilterd op het MetaVox Review-status-veld.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  IntraVox    Home  Nieuws  Afdelingen  Pending Reviews     🔍 NL    │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                      │
│   # Redactioneel dashboard                                           │
│   Pagina's die wachten op review, plus wat recent is gepubliceerd.   │
│                                                                      │
├───────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┤
│  ⏳ Wacht op jouw review          │  ✅ Recent gepubliceerd          │
│  ─────────────────────────────    │  ────────────────────────────    │
│  News-widget · Lijst              │  News-widget · Lijst             │
│  bron: /nl/                       │  bron: /nl/                      │
│  filter: Review-status = "In      │  filter: Review-status =         │
│          review"                  │          "Gepubliceerd"          │
│  sort:   Wijziging desc           │  sort:   Wijziging desc          │
│                                   │                                  │
│  • Q3 financiële update           │  • Nieuw kantoor in Utrecht      │
│    Marketing · Anna · 2u terug    │    HR · Sam · vandaag            │
│  • Bijgewerkt reisbeleid          │  • Code-of-conduct refresh       │
│    HR · Mira · gisteren           │    HR · Anna · 2 dagen           │
│  • Pilot-resultaten Project X     │  • Q3 product-lancering          │
│    R&D · Jan · 3 dagen            │    Marketing · Mira · vorige week│
└───────────────────────────────────┴──────────────────────────────────┘

Elke card linkt direct naar de pagina; de publisher opent de pagina, klikt Goedkeuren in de Files-zijbalk (Approval-app), en toggelt Gepubliceerd in IntraVox.

Tips¶

Communiceer het workflow-proces aan je team — de technologie ondersteunt het, mensen moeten de stappen kennen
Gebruik Nextcloud Talk voor review-discussies: deel een link naar de concept-pagina in een Talk-conversatie
De Approval-app stuurt notificaties — publishers hoeven niet handmatig te checken
Overweeg Nextcloud Flow (automatische tagging) om bestanden in specifieke folders automatisch te taggen, wat handmatige stappen vermindert

Scenario 2: afdelings-gebaseerd intranet¶

Een multi-afdelings-intranet waar elke afdeling z'n eigen sectie beheert, met organisatie-brede pagina's zichtbaar voor iedereen.

Doel¶

IntraVox/
├── nl/
│   ├── home.json              ← Iedereen kan lezen
│   ├── nieuws/                ← Editors: centraal communicatie-team
│   ├── afdelingen/
│   │   ├── hr/                ← HR-team: volledige controle
│   │   ├── sales/             ← Sales-team: volledige controle
│   │   ├── marketing/         ← Marketing-team: volledige controle
│   │   └── it/                ← IT-team: volledige controle
│   └── algemeen/              ← Iedereen kan lezen

Elke afdeling heeft volledige controle over de eigen sectie. Alle medewerkers kunnen alles lezen. Een centraal communicatie-team beheert organisatie-brede nieuws.

Vereisten¶

App	Vereist?	Doel
GroupFolders	Ja	Bestand-gebaseerde permissies en ACL

Stap 1: maak afdelings-groepen¶

Ga naar Nextcloud-beheer → Gebruikers en maak groepen per afdeling:

Afdeling HR
Afdeling Sales
Afdeling Marketing
Afdeling IT
Communicatie-team

Voeg gebruikers toe aan elke groep.

Stap 2: configureer basis-permissies¶

Zorg in Beheer → GroupFolders dat de IntraVox-folder deze groepen heeft:

Groep	Basis-permissies
IntraVox Admins	Alles (automatisch)
IntraVox Editors	Lezen + Schrijven + Aanmaken (automatisch)
IntraVox Users	Lezen (automatisch)
Alle afdelings-groepen	Lezen
Communicatie-team	Lezen

Voeg alle afdelings-groepen en het Communicatie-team toe aan de GroupFolder met Lezen-permissie als basis-niveau. ACL-regels in de volgende stap kennen verhoogde permissies toe op specifieke folders.

Stap 3: schakel ACL in en stel folder-permissies in¶

Schakel Advanced Permissions in op de IntraVox-folder in Beheer → GroupFolders
Navigeer in Nextcloud Files naar elke afdelings-folder en configureer ACL:

Voor IntraVox/nl/afdelingen/hr/:

Groep/Gebruiker	Lezen	Schrijven	Aanmaken	Verwijderen
Afdeling HR	✅	✅	✅	✅

Voor IntraVox/nl/afdelingen/sales/:

Groep/Gebruiker	Lezen	Schrijven	Aanmaken	Verwijderen
Afdeling Sales	✅	✅	✅	✅

(Herhaal per afdeling)

Voor IntraVox/nl/nieuws/:

Groep/Gebruiker	Lezen	Schrijven	Aanmaken	Verwijderen
Communicatie-team	✅	✅	✅	✅

Stap 4: maak de folder-structuur¶

Maak in IntraVox de pagina-hiërarchie:

Maak een Afdelingen-ouder-pagina
Onder die: subpagina's per afdeling: HR, Sales, Marketing, IT
Maak een Nieuws-sectie voor organisatie-brede nieuws
Stel navigatie in die deze structuur reflecteert

Stap 5: news-widgets per afdeling¶

Elke afdelings-homepage kan een News-widget bevatten met eigen recente pagina's:

Bewerk de afdelings-homepage (bv. HR-homepage)
Voeg een News-widget toe
Stel de bron-folder in op de afdelings-folder (bv. afdelingen/hr)
Configureer layout (grid, lijst of carousel)

De hoofd-homepage kan een News-widget bevatten met organisatie-brede nieuws uit de nieuws/-folder.

Resultaat¶

Gebruiker	Kan lezen	Kan bewerken
Elke medewerker (IntraVox Users)	Alle pagina's	Niets
HR-team-lid	Alle pagina's	Alleen `afdelingen/hr/`
Sales-team-lid	Alle pagina's	Alleen `afdelingen/sales/`
Communicatie-team	Alle pagina's	Alleen `nieuws/`
IntraVox Admins	Alle pagina's	Alles

Scenario 3: knowledge base met documenten + foto's¶

Een pagina-per-onderwerp-knowledge-base waar elke topic-pagina automatisch documenten en foto's toont die bij dat onderwerp horen — zonder bestanden te kopiëren, zonder folder-per-topic-explosie en zonder handmatige link-curation.

Doel¶

Bouw een knowledge base waar elk onderwerp (een procedure, techniek, product, …) op een eigen pagina staat. De pagina rendert:

Een introductie + inklapbare werkinstructies (tekst)
Een gegroepeerde lijst van gerelateerde documenten (PDF, Word, tekeningen, …)
Een foto-galerij van praktijkvoorbeelden

Alle documenten staan in één gedeelde folder; alle foto's blijven in hun originele projectmappen. Eén MetaVox-tag (topic) is de enige link tussen ze.

Werkvoorbeeld: een erfgoed-restauratie-bureau met topic-pagina's voor Glas-in-lood-restauratie, Voegwerk, Leien-dakwerk, etc.

Vereisten¶

MetaVox-app geïnstalleerd en geconfigureerd
Eén Select- of Tekst-veld in MetaVox genaamd topic, met waarden die matchen met je topic-pagina's — glas-in-lood, voegwerk, leien-dakwerk, …
Optioneel een tweede veld document_type (specificatie / inspectie-rapport / tekening / vergunning) voor groepering van de documenten-sectie
Een centrale documenten-folder, bv. /KnowledgeBase/Documenten/
Foto-folders overal — worden cross-folder opgehaald

Stap 1: tag documenten met het topic-veld¶

Stel in de centrale documenten-folder MetaVox topic in op elk bestand (en optioneel document_type). Bestaande bestanden bulk taggen kan via de MetaVox bulk-editor.

Stap 2: tag foto's met hetzelfde veld¶

Stel MetaVox topic in op relevante foto's in hun bestaande projectmappen. Verplaatsen of kopiëren niet nodig.

Stap 3: maak één topic-pagina¶

Dupliceer een bestaande topic-pagina (of begin opnieuw) voor het nieuwe onderwerp. Het recept per topic-pagina:

Rij	Layout	Widget(s)	Notes
1	1 kol	Kop + Tekst	Topic-titel + korte intro
2	1 kol	Inklapbare sectie	Werkinstructies, FAQ-stijl
3	2 kol	File Story (links) + Tekst (rechts)	Documenten links, "hoe deze te lezen" rechts
4	1 kol	Photo Story	Voorbeelden-galerij
Rechter sidebar	—	People + Links	Specialisten + externe referenties

Stap 4: configureer File Story (documenten)¶

Bron-folder: de centrale documenten-folder (bv. /KnowledgeBase/Documenten/)
Modus: gegroepeerd
Groeperen op: document_type (of Categorie (bestandstype) als je het veld oversloeg)
Sorteer op: wijzigingsdatum (desc)
Filters: topic equals <topic-waarde> — de enige regel die per topic-pagina verschilt

Stap 5: configureer Photo Story (galerij)¶

Bron-folder: leeg laten — dit activeert cross-folder MetaVox-zoeken
Filters: topic equals <topic-waarde> (vereist wanneer bron leeg is)
Modus: grid (3 of 4 kolommen); tijdlijn als chronologie belangrijk is
Toon onderschriften: aan

Foto's blijven in hun originele projectmappen; cross-folder-modus haalt elke foto met de matching tag op.

Stap 6: dupliceren per nieuw onderwerp¶

Per onderwerp: kopieer de pagina, hernoem hem, wijzig de topic-filter-waarde in beide widgets. Geen nieuwe folders, geen gekopieerde bestanden.

Tips¶

Eén MetaVox-tag is alle onderhoud — drop een nieuw document in de gedeelde folder, tag het, en het verschijnt op de juiste topic-pagina
Geen folder-per-topic-explosie — de centrale documenten-folder blijft een vlak, browsebaar archief
Foto's worden gratis hergebruikt — één projectfoto kan op meerdere topic-pagina's verschijnen door een tweede tag-waarde
document_type-groepering maakt de bestandslijst tot een zelfsprekende index — lezers zien direct "3 specificaties, 5 inspectie-rapporten" zonder filteren
Hub-pagina: voeg een News-widget op een ouder-pagina toe gefilterd op topic is niet leeg voor één doorbladerbare ingang
Redactionele flow: combineer met Scenario 1 als topic-pagina's een review/approval-poort vóór publicatie nodig hebben

Meer scenario's toevoegen¶

Heb je een use case waar anderen baat bij hebben? Scenario's die we overwegen:

Meertalig intranet — content beheren over talen heen met aparte redactionele teams
Externe nieuws-aggregatie — RSS-feeds gebruiken om IntraVox-content met externe tools te delen
Template-gebaseerde pagina-creatie — paginalayouts standaardiseren over afdelingen

Bijdragen welkom via GitHub-issues.

IntraVox-scenario's¶

Scenario 1: content-goedkeurings-workflow¶

Doel¶

Vereisten¶

Stap 1: gebruik de ingebouwde permissie-groepen¶

Stap 2: sectie-specifieke groepen toevoegen (optioneel)¶

Stap 3: zet de Approval-app op¶

3a. Installeren en inschakelen¶

3b. Maak system-tags¶

3c. Configureer de approval-workflow¶

3d. De workflow in de praktijk¶

3e. Geketende workflows (meervoudige goedkeuring)¶

Stap 4: status tracken met MetaVox (optioneel)¶

4a. Maak metadata-velden¶

4b. Gebruik in News-widget¶

Pagina-mockup — publisher-dashboard¶

Tips¶

Scenario 2: afdelings-gebaseerd intranet¶

Doel¶

Vereisten¶

Stap 1: maak afdelings-groepen¶

Stap 2: configureer basis-permissies¶

Stap 3: schakel ACL in en stel folder-permissies in¶

Stap 4: maak de folder-structuur¶

Stap 5: news-widgets per afdeling¶

Resultaat¶

Scenario 3: knowledge base met documenten + foto's¶

Doel¶

Vereisten¶

Stap 1: tag documenten met het topic-veld¶

Stap 2: tag foto's met hetzelfde veld¶

Stap 3: maak één topic-pagina¶

Stap 4: configureer File Story (documenten)¶

Stap 5: configureer Photo Story (galerij)¶

Stap 6: dupliceren per nieuw onderwerp¶

Tips¶

Meer scenario's toevoegen¶