Ga naar inhoud

Goedkeurings-workflow

Elke ruimte in RoomVox heeft een auto-accept-instelling. Staat auto-accept uit, dan komen boekingen binnen als Voorlopig en vereisen ze manager-goedkeuring voordat ze bevestigd worden.

Goedkeuringen-tab — openstaande boekingen die wachten op een manager-beslissing

Wanneer gebruik je auto-accept en wanneer goedkeuring

Modus Het meest geschikt voor
Auto-accept aan Omgevingen met veel onderling vertrouwen, ruim voldoende ruimte-capaciteit, snelheid telt
Auto-accept uit (goedkeuring vereist) Veelgevraagde ruimtes, formele locaties (bestuurskamer, collegezaal), menselijk oordeel nodig bij elke boeking

Je stelt de standaard app-breed in via Instellingen → Standaard auto-accept, en overschrijft hem per ruimte in de ruimte-editor.

De goedkeurings-flow

User adds room to event
    │
    ├─ RoomVox checks: permission? available? within rules?
    │
    │  If any check fails → DECLINED (auto, with email explanation)
    │
    │  Otherwise:
    │
    ├─ autoAccept = true  →  ACCEPTED
    │                         └─ Confirmation email to organizer
    │
    └─ autoAccept = false →  TENTATIVE
                              ├─ Approval-request email to all managers
                              ├─ Booking shown in admin Bookings tab (status Pending)
                              └─ Shown in Personal Settings → Approvals tab (for managers)
                                  │
                                  ├─ Manager clicks Approve → ACCEPTED
                                  │   └─ Confirmation email to organizer
                                  │
                                  └─ Manager clicks Decline → DECLINED
                                      └─ Decline email to organizer

Wat managers zien

Managers kunnen op twee plekken handelen op openstaande boekingen:

Instellingen → Persoonlijk → RoomVox → Goedkeuringen

Toont openstaande boekingen voor de ruimtes die de gebruiker beheert — met event-titel, ruimte, organisator, gevraagd tijdstip en Goedkeuren/Afwijzen-knoppen. Dit tabblad verschijnt alleen voor gebruikers met de Manager-rol op minstens één ruimte.

Instellingen → Beheer → RoomVox → Boekingen (admins)

Het volledige Boekingen-tabblad. Filter op Status: In afwachting om alleen boekingen te zien die op goedkeuring wachten.

Managers ontvangen een e-mail wanneer er een nieuwe openstaande boeking binnenkomt, zodat ze deze tabbladen niet open hoeven te houden.

Wat organisatoren krijgen

Wanneer een boeking op Voorlopig wordt gezet, toont de agenda-app de ruimte als Voorlopig (meestal als een gestreepte/gedimde regel). De organisator:

  • Ziet de ruimte als Voorlopig in zijn agenda-app
  • Ontvangt geen directe bevestigings-e-mail (geen "Bevestigd" totdat de manager goedkeurt)
  • Ontvangt een bevestigings-e-mail zodra de manager goedkeurt
  • Ontvangt een afwijzings-e-mail als de manager afwijst, met de reden (als de manager er een heeft opgegeven)

Door een manager geannuleerde boekingen

Een manager kan ook een al geaccepteerde boeking annuleren via de knop Boeking annuleren in het Boekingen-tabblad. Sinds v1.1.0 doet deze flow:

  1. Verwijdert de boeking uit de ruimte-agenda
  2. Verwijdert de ruimte-deelnemer uit het eigen event van de booker
  3. Wist het veld LOCATION op het event van de booker
  4. Stuurt een "Boeking geannuleerd door manager"-e-mail naar de booker met de uitleg dat de boeking is ingetrokken

Dit staat los van een gebruiker die zijn eigen boeking annuleert — zie Boekingen beheren.

Randgevallen

Terugkerende events

De goedkeuring geldt per serie, niet per voorkomende keer. Een terugkerende boeking goedkeuren bevestigt de hele serie. Wil je individuele voorkomende keren anders behandelen, dan moet de manager achteraf een enkele instantie annuleren — zie FAQ.

Via de API aangemaakte boekingen (v1.1.1+)

Boekingen die via REST-API-endpoints worden aangemaakt (zowel intern als via Public API v1) op ruimtes met autoAccept=false triggeren nu correct de manager-goedkeurings-e-mails. Eerdere versies schreven rechtstreeks naar de ruimte-agenda zonder de Sabre-scheduling-plugin te doorlopen, waardoor de notificatie-hook werd overgeslagen. Dit is gefixt in v1.1.1 (#14).

Boeking aangemaakt door een manager

Wanneer een manager een boeking rechtstreeks vanuit het beheerpaneel aanmaakt (knop "Boeking aanmaken"), wordt de boeking automatisch bevestigd als de manager boekings-permissie heeft — geen aparte goedkeurings-stap. De aangemaakte boeking doorloopt wel dezelfde conflict-check.

Ruimte-sync bezig

Wanneer een ruimte voor het eerst aan Exchange wordt gekoppeld, draait RoomVox een initiële volledige sync (-30d tot +365d). Tijdens deze sync worden alle nieuwe boekingen tijdelijk afgewezen met schedule-status 5.3 en krijgt de organisator een "Ruimte-sync bezig"-e-mail met het verzoek het opnieuw te proberen. Dit voorkomt dubbele boekingen zolang RoomVox nog niet alle Exchange-events heeft gezien. Zie Exchange-integratie.

Vereiste permissies om goed te keuren

Actie Vereiste rol
Openstaande boekingen goedkeuren / afwijzen Manager (op de specifieke ruimte) of Nextcloud-admin
Een geaccepteerde boeking annuleren Manager, organisator of Nextcloud-admin
Een boeking bewerken Manager, organisator of Nextcloud-admin

Zie ook