Ga naar inhoud

Beheerdersgids

Deze gids beschrijft het dagelijks beheer van RoomVox. Voor installatie, zie de Installatie-gids.

Ruimte-overzicht — alle ruimtes georganiseerd per groep

Overzicht

RoomVox is een CalDAV-native ruimte-boekings-app. Ruimtes verschijnen als boekbare resources in elke agenda-app — Nextcloud Calendar, Apple Calendar, Outlook, Thunderbird, eM Client — zonder aparte boekings-interface.

Als beheerder bepaal je:

  • Ruimtes — naam, capaciteit, type, adres, faciliteiten, beschikbaarheids-regels (Ruimtes beheren)
  • Permissies — wie elke ruimte mag bekijken, boeken en beheren (Permissies)
  • E-mail — Nextcloud-SMTP, SMTP per ruimte, afzender-adressen (E-mail-configuratie)
  • Bulk-operaties — CSV-import/export, MS365-migratie (Import / Export)
  • Optionele integraties — calendar-patch (visuele ruimte-browser), Exchange-sync, Public API voor displays/kiosken
  • Instellingen — standaardwaarden, ruimte-types, e-mail-schakelaar, telemetrie (Instellingen)

Het beheerpaneel openen

  1. Klik op je gebruikers-avatar rechtsboven
  2. Selecteer Instellingen (⚙️)
  3. Scroll in de linker zijbalk omlaag naar Beheer
  4. Klik op RoomVox

Het beheerpaneel heeft vijf tabs:

  • Ruimtes — CRUD en permissies
  • Boekingen — goedkeuren, afwijzen, verplaatsen, annuleren
  • Import / Export — bulk-ruimte-beheer
  • Instellingen — standaardwaarden, ruimte-types, e-mail, API-tokens, telemetrie
  • Statistieken — gebruiksdata

Dagelijkse taken

Taak Waar Referentie
Een ruimte aanmaken Ruimtes-tab → + Nieuwe ruimte Ruimtes beheren
Instellen wie een ruimte mag boeken Ruimtes-tab → permissie-icoon Permissies
Een openstaande boeking goedkeuren Boekingen-tab → filter In afwachting Boekingen beheren
Ruimte-types toevoegen/bewerken Instellingen-tab → Ruimte-types Instellingen
Ruimtes in bulk importeren uit MS365 Import / Export-tab → sleep CSV Import / Export
Een API-token aanmaken Instellingen-tab → API-tokens Public API
Telemetrie uitschakelen Instellingen-tab → Support → zet uit Telemetrie

Boekingen en goedkeuring

Elke ruimte heeft een auto-accept-instelling:

  • Auto-accept aan — boekingen worden direct bevestigd als er geen conflict is
  • Auto-accept uit — boekingen komen binnen als Voorlopig; een manager moet ze goedkeuren

Openstaande boekingen verschijnen in de Boekingen-tab. Managers ontvangen een e-mail wanneer er een nieuwe openstaande boeking binnenkomt. Zie de feature-pagina Goedkeurings-workflow voor het volledige proces.

Hoe effectieve permissies werken

Permissies worden op twee niveaus opgeslagen:

  1. Ruimte-niveau — regels op een specifieke ruimte
  2. Ruimte-groep-niveau — regels op een ruimte-groep, overgeërfd door alle ruimtes in die groep

Effectieve permissies zijn de vereniging van beide niveaus. Nextcloud-beheerders hebben altijd volledige toegang, ongeacht expliciete permissies.

Als een ruimte geen permissies geconfigureerd heeft (en er gelden geen groeps-permissies), dan mogen alle ingelogde gebruikers hem boeken — alleen Nextcloud-admins kunnen hem beheren. Zodra je ook maar één permissie configureert, hebben alleen de vermelde gebruikers/groepen toegang. Zie Permissies.

E-mail-notificaties

RoomVox stuurt negen soorten notificaties — boeking bevestigd, afgewezen, conflict, horizon overschreden, buiten beschikbaarheid, goedkeurings-verzoek, annulering en andere. Zie E-mail-notificaties voor de volledige matrix.

Vereisten:

  • Nextcloud-SMTP geconfigureerd in Instellingen → Beheer → Basisinstellingen → E-mailserver
  • E-mail-notificaties ingeschakeld in de Instellingen-tab van RoomVox
  • Gebruikers hebben een e-mailadres in hun Nextcloud-profiel
  • occ config:app:set dav sendInvitations --value yes voor iMIP-uitnodigingen aan externe deelnemers

Zie E-mail-configuratie voor SMTP-details en het instellen van SMTP per ruimte.

SMTP per ruimte

Elke ruimte kan zijn eigen SMTP-server hebben, zodat notificaties lijken te komen van de eigen mailbox van de ruimte. Wachtwoorden worden versleuteld via Nextclouds ICrypto. Zie E-mail-configuratie → SMTP per ruimte.

Optioneel: calendar-patch

De optionele calendar-patch vervangt de minimale resource-picker van Nextcloud Calendar door een volledige ruimte-browser — groeperen per gebouw, realtime beschikbaarheid, multi-filter-chips, zoeken op naam/adres/verdieping. Uitrollen doe je met ./deploy-calendar.sh <target>.

Optioneel: Public API

De Public API biedt REST-endpoints met Bearer-token-authenticatie voor externe integraties (ruimte-displays, kiosken, digital signage). Drie scopes: read, book, admin. Tokens kunnen beperkt worden tot specifieke ruimtes.

Volgende stappen