E-mail-configuratie¶
RoomVox verstuurt twee soorten e-mails, elk met eigen configuratie-eisen.
Twee e-mail-flows¶
1. RoomVox-notificaties (MailService)¶
Boekings-bevestigingen, afwijzingen, conflicten, annuleringen en manager-goedkeurings-verzoeken. Verstuurd door lib/Service/MailService.php.
Ontvangers: - Organisator (bevestiging, afwijzing, conflict, annulering) - Ruimte-managers (goedkeurings-verzoek, annulering)
2. Nextcloud CalDAV-uitnodigingen (iMIP)¶
Agenda-uitnodigingen (.ics) naar externe deelnemers van een event. Verstuurd door Nextclouds eigen DAV-scheduling via de IMipService.
Nextcloud-SMTP-configuratie (verplicht)¶
Beide e-mail-flows gebruiken de Nextcloud-SMTP-configuratie als basis. Deze moet correct geconfigureerd zijn.
Via de admin-UI¶
Instellingen > Beheer > Basisinstellingen > E-mailserver
Via config.php¶
'mail_smtpmode' => 'smtp',
'mail_smtphost' => 'smtp.provider.com',
'mail_smtpport' => 587,
'mail_smtpsecure' => 'tls', // Required for port 587 (STARTTLS)
'mail_smtpauth' => true,
'mail_smtpname' => 'user@provider.com',
'mail_smtppassword' => 'password',
'mail_from_address' => 'noreply', // Part before the @
'mail_domain' => 'provider.com', // Domain
Via occ-commando's¶
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_smtpmode --value smtp
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_smtphost --value smtp.provider.com
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_smtpport --value 587 --type integer
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_smtpsecure --value tls
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_smtpauth --value true --type boolean
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_smtpname --value user@provider.com
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_smtppassword --value password
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_from_address --value noreply
sudo -u www-data php occ config:system:set mail_domain --value provider.com
Veelvoorkomende fouten¶
| Fout | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
550 5.1.8 Sender address rejected: Domain not found |
Afzender-domein bestaat niet in DNS | Gebruik een geldig domein in mail_from_address + mail_domain |
Connection timed out |
mail_smtpsecure niet ingesteld |
Zet mail_smtpsecure op tls voor poort 587 |
Authentication failed |
Verkeerde inloggegevens | Check mail_smtpname en mail_smtppassword |
E-mailadressen van ruimtes¶
Elke ruimte heeft een e-mailadres dat voor twee doelen gebruikt wordt:
CalDAV-scheduling (intern)¶
Het e-mailadres van de ruimte is het CalDAV-adres dat gebruikt wordt wanneer de ruimte als deelnemer aan events wordt toegevoegd. Nextcloud gebruikt dit voor interne scheduling (iTIP-berichten).
Als er geen eigen e-mailadres is ingesteld, genereert RoomVox automatisch een intern adres: <room-id>@roomvox.local. Dit werkt prima voor CalDAV — het domein hoeft niet te bestaan.
SMTP-afzender (optioneel)¶
Als een ruimte een echt extern e-mailadres heeft (bijvoorbeeld boardroom@company.com), gebruikt RoomVox dat als From-adres voor notificatie-e-mails. Daardoor lijken de e-mails van de ruimte zelf te komen.
Als het ruimte-e-mailadres eindigt op @roomvox.local, wordt het niet als afzender gebruikt. In dat geval wordt het systeem-afzenderadres van Nextcloud (mail_from_address@mail_domain) gebruikt.
Wanneer stel je een eigen e-mailadres in¶
| Situatie | Aanbeveling |
|---|---|
Ruimte heeft een eigen mailbox (bijvoorbeeld room1@company.com) |
Instellen als ruimte-e-mailadres |
| SMTP-provider staat meerdere afzenders toe | E-mailadres instellen — notificaties komen van de ruimte |
| Alleen CalDAV-scheduling nodig | Leeg laten — automatisch gegenereerde @roomvox.local volstaat |
| SMTP-provider staat maar één afzender toe | Leeg laten — NC-systeem-afzender wordt gebruikt |
SMTP per ruimte (optioneel)¶
Elke ruimte kan zijn eigen SMTP-server geconfigureerd krijgen in de ruimte-editor (sectie SMTP-configuratie). Als die is ingesteld, gebruikt RoomVox deze server in plaats van de Nextcloud-SMTP-configuratie.
Hoe het werkt¶
- De SMTP-gebruikersnaam wordt gebruikt als envelope-sender (niet het ruimte-e-mailadres)
- Als het ruimte-e-mailadres afwijkt van de SMTP-gebruikersnaam, wordt het ruimte-e-mailadres als Reply-To gezet
- Het SMTP-wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen via
ICrypto
Configuratie-velden¶
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Host | Hostname van de SMTP-server (bijvoorbeeld smtp.company.com) |
| Port | SMTP-poort (standaard: 587, bereik: 1–65535) |
| Username | Gebruikersnaam voor SMTP-authenticatie |
| Password | Wachtwoord voor SMTP-authenticatie |
| Encryption | TLS (STARTTLS), SSL of geen |
Wanneer gebruik je SMTP per ruimte¶
- Elke ruimte heeft een eigen e-mailaccount
- Je organisatie wil dat e-mails per ruimte van een ander adres komen
- De globale Nextcloud-SMTP mag niet gebruikt worden voor ruimte-notificaties
Testen¶
Gebruik de knop Testmail versturen in de SMTP-sectie van de ruimte-editor om de configuratie te verifiëren.
E-mail-checklist¶
- Nextcloud-SMTP geconfigureerd — inclusief
mail_smtpsecure - E-mail-notificaties ingeschakeld — RoomVox-beheer > Instellingen > "E-mail-notificaties inschakelen"
- Managers hebben e-mailadressen — Nextcloud-gebruikersinstellingen > E-mail
- Organisatoren hebben e-mailadressen — anders kunnen bevestigingen niet verstuurd worden
- iMIP-uitnodigingen ingeschakeld —
occ config:app:set dav sendInvitations --value yes - Testen via de ruimte-editor — knop "Testmail versturen" in de SMTP-sectie