E-mail-notificaties

RoomVox verstuurt e-mail-notificaties om organisatoren en managers op de hoogte te houden van wijzigingen in de boekings-status.

Vereisten

• E-mail-notificaties ingeschakeld in de RoomVox-instellingen (Instellingen > Beheer > RoomVox > Instellingen)
• Nextcloud-SMTP geconfigureerd (Instellingen > Beheer > Basisinstellingen > E-mailserver)
• Gebruikers hebben een e-mailadres ingesteld in hun Nextcloud-profiel

Notificatie-types

Boeking bevestigd

Verstuurd naar: organisator

Getriggerd wanneer een boeking geaccepteerd wordt (automatisch geaccepteerd of goedgekeurd door een manager).

Bevat: - Ruimte-naam - Event-samenvatting - Event-datum en -tijd - Naam en e-mailadres van de organisator

Boeking afgewezen

Verstuurd naar: organisator

Getriggerd wanneer een boeking door een manager wordt afgewezen.

Bevat: - Ruimte-naam - Event-samenvatting - Event-datum en -tijd - Reden van afwijzing (indien opgegeven)

Permissie geweigerd

Verstuurd naar: organisator

Getriggerd wanneer een boeking automatisch wordt afgewezen omdat de gebruiker geen permissie heeft om de ruimte te boeken.

Bevat: - Ruimte-naam - Event-samenvatting - Event-datum en -tijd

Wanneer een boeking om permissie-redenen geweigerd wordt, wordt de ruimte-deelnemer ook uit het event van de organisator verwijderd en het LOCATION-veld gewist, zodat de agenda de ruimte niet langer als onderdeel van het event toont.

Planning-conflict

Verstuurd naar: organisator

Getriggerd wanneer een boeking automatisch wordt afgewezen vanwege een tijd-conflict met een bestaande boeking. Terugkerende events worden op het niveau van de afzonderlijke voorkomende keren gecheckt — de tweede (of latere) instantie van een wekelijkse serie boeken triggert nu correct een conflict-mail, niet alleen de eerste instantie.

Bevat: - Ruimte-naam - Event-samenvatting - Gevraagde datum en tijd - Conflict-informatie

Boekings-horizon overschreden

Verstuurd naar: organisator

Getriggerd wanneer een boeking automatisch wordt afgewezen omdat hij voorbij de ingestelde Maximum booking horizon van de ruimte valt. Terugkerende events met een laatste voorkomende keer ver in de toekomst (of zonder UNTIL/COUNT) vallen ook onder deze check.

Bevat: - Ruimte-naam, event-samenvatting, gevraagde datum en tijd - De exacte horizon in dagen (bijvoorbeeld 60 days) - De vroegste datum die niet meer boekbaar is (vandaag + N dagen), zodat de organisator kan verplaatsen zonder te gokken

Buiten beschikbaarheids-uren

Verstuurd naar: organisator

Getriggerd wanneer een boeking buiten de ingestelde beschikbaarheids-regels van de ruimte valt (bijvoorbeeld alleen doordeweeks 09:00–17:00).

Bevat: - Ruimte-naam, event-samenvatting, gevraagde datum en tijd - Een samenvatting van de beschikbaarheids-regels van de ruimte (Mon, Tue, Wed, Thu, Fri 09:00–17:00)

Ruimte-sync bezig

Verstuurd naar: organisator

Tijdelijke fout: getriggerd wanneer een boeking binnenkomt terwijl de initiële Exchange-sync van een ruimte nog draait. De organisator wordt gevraagd het over een paar minuten opnieuw te proberen.

Goedkeurings-verzoek

Verstuurd naar: alle ruimte-managers

Getriggerd wanneer een nieuwe boeking binnenkomt voor een ruimte met auto-accept uitgeschakeld. De boeking krijgt de status voorlopig (in afwachting).

Bevat: - Ruimte-naam - Event-samenvatting - Event-datum en -tijd - Naam en e-mailadres van de organisator

Boeking geannuleerd

Verstuurd naar: organisator en alle ruimte-managers

Getriggerd wanneer een boeking door de organisator geannuleerd wordt (doordat zijn agenda-app een iTIP CANCEL verstuurt).

Bevat: - Ruimte-naam - Event-samenvatting - Event-datum en -tijd - Annulerings-informatie

Boeking geannuleerd door manager

Verstuurd naar: organisator (booker)

Getriggerd wanneer een beheerder of manager een al geaccepteerde boeking annuleert via de actie Boeking annuleren in RoomVox (admin-tabblad Boekingen of de modal per boeking). Anders dan "Boeking geannuleerd" hierboven: de booker heeft niets in gang gezet — een ruimte-manager heeft de ruimte weggehaald. De ruimte wordt ook verwijderd uit het eigen agenda-event van de booker (LOCATION gewist, ROOM-deelnemer verwijderd), zodat het slot vrijkomt in de Room Finder.

Bevat: - Ruimte-naam, event-samenvatting, datum en tijd - Uitleg dat de boeking door een ruimte-manager is geannuleerd en dat de ruimte is vrijgegeven

iCalendar-bijlagen

Notificatie-e-mails bevatten waar van toepassing iCalendar-bijlagen (.ics):

• REPLY-bijlagen voor geaccepteerde/afgewezen responses
• CANCEL-bijlagen voor annulerings-berichten

Met deze bijlagen kunnen agenda-apps de event-status automatisch bijwerken.

Afzender-adres van e-mails

Het "Van"-adres op notificatie-e-mails hangt af van de e-mail-configuratie van de ruimte:

Configuratie	Van-adres
Ruimte heeft een eigen e-mailadres (bijvoorbeeld room1@company.com)	E-mailadres van de ruimte
Ruimte heeft eigen SMTP geconfigureerd	SMTP-gebruikersnaam als envelope-afzender, ruimte-e-mail als Reply-To
Ruimte gebruikt automatisch gegenereerd e-mailadres (@roomvox.local)	Systeem-afzender-adres van Nextcloud
Geen ruimte-e-mail geconfigureerd	Systeem-afzender-adres van Nextcloud

Wanneer notificaties verstuurd worden

Event	Organisator krijgt	Managers krijgen
Boeking automatisch geaccepteerd	Bevestigings-e-mail	—
Boeking wacht op goedkeuring	—	Goedkeurings-verzoek
Manager keurt boeking goed	Bevestigings-e-mail	—
Manager wijst boeking af	Afwijzings-e-mail	—
Permissie geweigerd (auto-afwijzing)	Permissie-geweigerd-e-mail	—
Planning-conflict (auto-afwijzing)	Conflict-e-mail	—
Boekings-horizon overschreden (auto-afwijzing)	Horizon-overschreden-e-mail (met N dagen + afkap-datum)	—
Buiten beschikbaarheids-uren (auto-afwijzing)	Beschikbaarheids-e-mail (met samenvatting van de regels)	—
Ruimte-sync bezig (tijdelijke fout)	Sync-bezig-e-mail	—
Organisator annuleert zijn eigen boeking	Annulerings-e-mail	Annulerings-e-mail
Manager annuleert een geaccepteerde boeking	Annulering-door-manager-e-mail	—

Troubleshooting notificaties

Als er geen e-mails verstuurd worden:

1. Check of e-mail ingeschakeld is — RoomVox-instellingen > "Enable email notifications"
2. Check de Nextcloud-SMTP — Instellingen > Beheer > Basisinstellingen > E-mailserver > Test-e-mail versturen
3. Check de e-mailadressen van gebruikers — gebruikers moeten een e-mailadres ingesteld hebben in hun Nextcloud-profiel
4. Check de logs — zoek naar e-mail-fouten in de Nextcloud-log:

   tail -f /var/www/nextcloud/data/nextcloud.log | grep -i "RoomVox.*mail\|smtp"
   

5. Test SMTP per ruimte — gebruik de knop "Send test email" in de SMTP-sectie van de ruimte-editor

Zie E-mail-configuratie voor gedetailleerde SMTP-setup-instructies.