Ga naar inhoud

MetaVox Flow-integratie

MetaVox integreert met Nextcloud's Flow (Workflow Engine) voor metadata-gebaseerde automatisering en toegangscontrole.

Overzicht

Met Flow-integratie kun je regels maken zoals:

  • Toegang blokkeren tot documenten gemarkeerd als vertrouwelijk
  • Notificaties versturen bij goedkeuring van documenten
  • Bestanden automatisch verplaatsen op basis van hun status

Vereisten

  1. MetaVox geïnstalleerd en geconfigureerd
  2. Voor toegangscontrole: installeer de Files Access Control-app uit de Nextcloud App Store

Flow-regels opzetten

Een regel aanmaken

  1. Ga naar Instellingen → Flow (admin-instellingen)
  2. Klik Nieuw flow toevoegen
  3. Selecteer een trigger (bv. "Bestand geopend", "Bestand aangemaakt")
  4. Klik onder Voorwaarden op Voorwaarde toevoegen
  5. Selecteer "MetaVox-metadata" uit de dropdown
  6. Configureer je voorwaarde:
  7. Veld: selecteer het metadata-veld om te controleren
  8. Operator: kies uit beschikbare operators
  9. Waarde: voer de waarde in om mee te vergelijken
  10. Team folder (optioneel): beperk tot een specifieke folder

Flow-integratie

Beschikbare operators

Tekst / algemeen

Operator Beschrijving
is Exacte match
!is Match niet
contains Waarde bevat de tekst
!contains Waarde bevat de tekst niet
matches Reguliere expressie match
!matches Reguliere expressie match niet

Lege-checks (alle veldtypen)

Operator Beschrijving
empty Veld heeft geen waarde
!empty Veld heeft een waarde

Datum-velden

Operator Beschrijving
before Datum is voor de gegeven waarde
after Datum is na de gegeven waarde

De voorwaarde-waarde-picker schakelt automatisch: alleen-datum-velden gebruiken een date-input, velden met Tijd-component meenemen ingeschakeld gebruiken een datetime-local-input. Vergelijkingen worden lexicografisch uitgevoerd op de opgeslagen ISO 8601-string, wat chronologisch correct is voor beide formaten.

Getal-velden

Operator Beschrijving
greater Waarde is groter dan
less Waarde is kleiner dan
greaterOrEqual Waarde is groter dan of gelijk aan
lessOrEqual Waarde is kleiner dan of gelijk aan

Select / multi-select-velden

Operator Beschrijving
oneOf Waarde match't één van de gegeven opties
containsAll Waarde bevat alle gegeven opties

Checkbox-velden

Operator Beschrijving
isTrue Checkbox is aangevinkt
isFalse Checkbox is uitgevinkt

Veld-specifieke input

De waarde-input past zich aan het veldtype aan:

  • Dropdown-velden: tonen geconfigureerde opties
  • Checkbox-velden: tonen Ja/Nee
  • Datum-velden: tonen datum-picker
  • Getal-velden: numerieke input
  • Tekst-velden: vrije tekst-input

Voorbeeld use-cases

Toegang blokkeren tot vertrouwelijke bestanden

Toegang blokkeren-voorbeeld

  1. Maak een Flow-regel met trigger "Bestand geopend"
  2. Voeg voorwaarde toe: MetaVox-metadata > classification is confidential
  3. Voeg actie toe: Blokkeer toegang

Resultaat: gebruikers kunnen geen bestanden openen die als vertrouwelijk zijn gemarkeerd, tenzij de voorwaarde wordt gewijzigd.

Notificatie bij document-goedkeuring

Notificatie-voorbeeld

Let op: de "Notificatie versturen"-actie is alleen beschikbaar in persoonlijke Flow-instellingen (Instellingen → Persoonlijk → Flow), niet in het admin Flow-paneel. Dit is een ontwerpkeuze van Nextcloud — notificatie-flows worden per gebruiker geconfigureerd.

  1. Ga naar Instellingen → Persoonlijk → Flow
  2. Maak een Flow-regel met trigger "Bestand bijgewerkt"
  3. Voeg voorwaarde toe: MetaVox-metadata > status is approved
  4. Voeg actie toe: Notificatie versturen

Resultaat: wanneer een document-status verandert naar "approved", ontvang je een notificatie.

Downloads beperken voor niet-gereviewde documenten

  1. Maak een Flow-regel met trigger "Bestand geopend"
  2. Voeg voorwaarde toe: MetaVox-metadata > review_status is niet reviewed
  3. Voeg actie toe: Download blokkeren

Resultaat: documenten die niet gereviewd zijn, kunnen niet worden gedownload.

Auto-tagging op basis van metadata

  1. Maak een Flow-regel met trigger "Bestand aangemaakt"
  2. Voeg voorwaarde toe: MetaVox-metadata > department is Legal
  3. Voeg actie toe: Tag toevoegen "legal-team"

Resultaat: bestanden aangemaakt in de Legal-afdeling worden automatisch getagd.

Tips

  • Team folder-detectie: de Team folder wordt automatisch gedetecteerd uit de bestandslocatie in de meeste gevallen
  • Veld-groepering: velden worden gegroepeerd op type: "Bestand-velden" (per-document) en "Team folder-velden" (overgeërfd van folder)
  • Testen: test regels eerst met niet-kritieke bestanden
  • Logging: check Nextcloud-logs als regels niet triggeren zoals verwacht

Admin- vs persoonlijke Flow

Actie Waar configureren Scope
Toegang tot een bestand blokkeren Instellingen → Beheer → Flow Geldt voor alle gebruikers
Notificatie versturen Instellingen → Persoonlijk → Flow Geldt alleen voor jou

Beide soorten flow-regels kunnen MetaVox-metadata als voorwaarde gebruiken.

Beperkingen

  • Flow-regels evalueren wanneer triggers vuren (bestand geopend, aangemaakt, etc.)
  • Metadata-wijzigingen alleen triggeren mogelijk geen regels tenzij gecombineerd met bestands-events
  • Complexe voorwaarden vereisen mogelijk meerdere regels

Zie ook