Ga naar inhoud

Aan de slag met RoomVox

Deze gids helpt je RoomVox op te zetten en je eerste reserveerbare ruimte aan te maken, in een paar minuten.

Vereisten

  • Nextcloud 32 of 33
  • PHP 8.2+
  • SMTP geconfigureerd in Nextcloud (voor e-mailnotificaties)
  • RoomVox-app geïnstalleerd (zie Installatie-gids)

Stap 1: Open het admin-paneel

Navigeer naar Instellingen → Beheer → RoomVox in je Nextcloud-instantie.

Je ziet het RoomVox-admin-paneel met tabs voor Ruimtes, Boekingen, Import/Export, Instellingen en Statistieken.

Stap 2: Configureer instellingen

Voor je ruimtes aanmaakt, bekijk de app-instellingen:

  1. Klik op de tab Instellingen
  2. Stel Standaard auto-accept in — of nieuwe ruimtes standaard boekingen automatisch accepteren
  3. Schakel E-mailnotificaties in — booking-bevestiging en goedkeurings-e-mails
  4. Configureer Ruimte-typen — voeg typen toe of pas aan (vergaderkamer, studio, collegezaal, etc.)
  5. Bekijk Telemetrie — anonieme gebruiksdata is standaard aan (details)

Instellingen — algemene opties en ruimte-typen

Stap 3: Maak je eerste ruimte aan

  1. Klik op de tab Ruimtes
  2. Klik + Nieuwe ruimte
  3. Vul ruimte-details in:
  4. Naam — bv. "Vergaderzaal 1" (verplicht)
  5. Ruimtenummer — bv. "2.17" voor verdieping 2, kamer 17
  6. Capaciteit — maximaal aantal personen
  7. Ruimte-type — selecteer uit je geconfigureerde typen
  8. Adres — gebouw, straat en stad
  9. Faciliteiten — vink toepasbare opties aan (beamer, whiteboard, videovergaderen, etc.)
  10. Configureer boekingsgedrag:
  11. Auto-accept — boekingen automatisch bevestigen, of manager-goedkeuring vereisen
  12. Beschikbaarheidsregels — optioneel beperken tot specifieke dagen en tijden
  13. Boekingshorizon — optioneel beperken hoe ver vooraf geboekt kan worden
  14. Klik Ruimte aanmaken

Ruimte-editor — vul details in voor je nieuwe ruimte

De ruimte is nu beschikbaar als CalDAV-resource in kalender-apps.

Stap 4: Stel permissies in

Standaard kan iedereen boeken

RoomVox gebruikt een eigen permissie-systeem, los van Nextcloud Calendar-sharing. Zonder RoomVox-permissies kunnen alle geauthenticeerde gebruikers alle ruimtes boeken. Wil je dit beperken, stel permissies hier in.

  1. In de ruimte-lijst, klik op het permissies-icoon
  2. Voeg gebruikers of groepen toe met passende rol:
  3. Viewer — kan de ruimte zien in kalender-apps
  4. Booker — kan de ruimte boeken
  5. Manager — kan boekingen goedkeuren/afwijzen en de ruimte beheren
  6. Klik Opslaan

Tip: gebruik Nextcloud-groepen (bv. "staff", "studenten") in plaats van individuele gebruikers. Zie Permissies voor details.

Stap 5: Boek een ruimte

Vanuit Nextcloud Calendar

  1. Maak een nieuwe kalender-afspraak
  2. In de afspraak-editor, zoek de Resources-sectie
  3. Zoek je ruimte op naam
  4. Voeg de ruimte aan de afspraak toe
  5. Sla de afspraak op

De ruimte reageert met:

  • Geaccepteerd — als auto-accept aan staat en geen conflicten
  • Voorlopig — als manager-goedkeuring vereist is
  • Afgewezen — bij een scheduling-conflict

Ruimte-browser — bekijk en voeg ruimtes toe vanuit de kalender

Vanuit andere kalender-apps

Ruimtes verschijnen als CalDAV-resources in elke compatibele kalender-app:

  • Apple Calendar — ruimtes verschijnen in de resource-picker bij afspraken maken
  • Microsoft Outlook — toevoegen via CalDAV-account, ruimtes verschijnen als resources
  • Thunderbird — ruimtes beschikbaar via CalDAV resource-support
  • eM Client — ruimtes automatisch gedetecteerd via LOCATION-veld

Stap 6: Beheer boekingen

  1. Ga naar de Boekingen-tab in het admin-paneel
  2. Filter op ruimte, status of datum
  3. Voor wachtende boekingen (voorlopig), klik Goedkeuren of Afwijzen
  4. Goedgekeurde boekingen versturen bevestigings-e-mails naar de organisator

Boekingen-overzicht — beheer alle boekingen

Stap 7: API-tokens opzetten (optioneel)

Wil je integreren met externe systemen (ruimte-displays, kiosken, digital signage)? Maak een API-token aan:

  1. Ga naar de Instellingen-tab
  2. Scroll naar API-tokens
  3. Voer een naam in (bv. "Lobby Display") en selecteer een scope (read, book of admin)
  4. Klik Token aanmaken
  5. Kopieer het gegenereerde token meteen — het wordt niet opnieuw getoond

API-tokens — beheer tokens voor externe integraties

Zie de API-referentie voor endpoint-documentatie en gebruikvoorbeelden.

Volgende stappen