Ga naar inhoud

Tips

Tijdbesparers en client-specifieke trucs om het maximale uit RoomVox te halen.

Gebruik de visuele ruimte-browser (Nextcloud Calendar)

Als je beheerder de calendar-patch heeft geïnstalleerd, toont Nextcloud Calendar een volledige ruimte-browser in plaats van de minimale standaard-picker:

  • Blader door alle ruimtes gegroepeerd per gebouw
  • Filter op beschikbaarheid, capaciteit, gebouw en faciliteiten
  • Zoek op naam, gebouw, adres of verdieping
  • Realtime beschikbaarheids-badges (groen/rood/blauw)

Dit is dramatisch sneller dan een ruimte-naam typen in de standaard-picker.

Zoek op meer dan alleen de naam

In de ruimte-browser matcht het zoekveld tegen:

  • Ruimte-naam (bijvoorbeeld "Boardroom")
  • Gebouw (bijvoorbeeld "Heidelberglaan")
  • Adres
  • Verdieping of ruimte-nummer (bijvoorbeeld "2.17")

Je kunt dus zoeken op "Heidelberglaan" om alle ruimtes in dat gebouw te zien, of op "3" om alle ruimtes op verdieping 3 te zien.

Vermijd CUTYPE-problemen op iOS

iOS / macOS Calendar verstuurt ruimtes met CUTYPE=INDIVIDUAL in plaats van CUTYPE=ROOM. RoomVox fixt dit automatisch — je hoeft niets bijzonders te doen. Je event toont de ruimte correct na een sync-rondje.

Gebruik LOCATION in eM Client

In eM Client kun je een ruimte op twee manieren toevoegen:

  1. Als deelnemer — het standaard CalDAV-resource-patroon
  2. Stel het LOCATION-veld in op de naam van de ruimte — RoomVox matcht de LOCATION tegen bekende ruimte-namen en voegt de ruimte voor je toe als deelnemer

De LOCATION-methode is sneller wanneer je de ruimte-naam wel weet, maar niet waar je hem vindt in de deelnemers-picker.

Stel verstandige boekings-horizonnen in

Als je gefrustreerd raakt door "Voorbij boekings-horizon"-afwijzingen, overleg dan met je beheerder. De boekings-horizon (bijvoorbeeld max. 90 dagen) is een instelling per ruimte die versoepeld kan worden als de beperking niet nodig is.

Terugkerende vergaderingen

Een terugkerende vergadering boeken (bijvoorbeeld een wekelijkse standup):

  • Stel de RRULE in je agenda-app in zoals gebruikelijk
  • RoomVox checkt elke voorkomende keer tegen beschikbaarheids-regels, conflicten en de boekings-horizon
  • Als één voorkomende keer faalt, wordt de hele serie afgewezen — kies een ander terugkeer-patroon
  • Stel altijd een UNTIL of COUNT in — oneindige herhalingen worden automatisch afgewezen wanneer een horizon is ingesteld

Voor "annuleer één instantie"-workflows, zie de FAQ.

Snel annuleren

Om een ruimte vrij te geven vanuit je agenda-app:

  1. Open het event
  2. Verwijder de ruimte uit de deelnemers-lijst (of verwijder het event)
  3. Sla op

RoomVox ontvangt het CANCEL-iTIP-bericht en geeft het slot vrij.

Wanneer je een ruimte nodig hebt die je niet kunt boeken

Check Persoonlijke instellingen → RoomVox → Mijn ruimtes. Elke zichtbare ruimte toont zijn verantwoordelijke contactpersoon — naam, e-mail of instructies over bij wie je moet zijn. Dit is precies het veld dat je beheerder heeft ingevuld om te zorgen dat viewers weten wie ze moeten benaderen.

Gebruik API-tokens voor integraties

Als je digital signage, ruimte-displays of check-in-kiosks bouwt, vraag je beheerder dan om een Public API-token. De API ondersteunt:

  • Ruimtes opsommen met huidige status (Beschikbaar / Gereserveerd)
  • Boekingen van een ruimte uitlezen
  • Boekingen aanmaken (met book-scope)
  • Statistieken (met admin-scope)
  • iCal-feeds

Zie Public API.

Zie ook