Gebruikers-FAQ¶
Veelgestelde vragen van RoomVox-gebruikers.
Boekings-basis¶
Hoe boek ik een ruimte?¶
Voeg de ruimte toe als deelnemer aan een agenda-event in elke agenda-app — Nextcloud Calendar, Apple Calendar, Outlook, Thunderbird of eM Client. De ruimte reageert met Geaccepteerd, Voorlopig of Afgewezen, net als een menselijke deelnemer. Zie Ruimtes boeken voor instructies per app.
Hoe weet ik of een ruimte beschikbaar is?¶
In Nextcloud Calendar met de calendar-patch geïnstalleerd toont de ruimte-browser real-time beschikbaarheid per ruimte met groene/rode/blauwe badges. Zonder de patch toont de standaard-resource-picker beschikbaarheid in de zoekresultaten. In andere agenda-apps reageert de ruimte direct op je uitnodiging met Geaccepteerd/Afgewezen.
Wat is het verschil tussen Geaccepteerd en Voorlopig?¶
- Geaccepteerd — de ruimte is bevestigd. Geen verdere actie nodig.
- Voorlopig — de ruimte vereist manager-goedkeuring. Je krijgt een e-mail zodra het goedgekeurd of afgewezen is.
Kan ik een ruimte boeken zonder Nextcloud-account?¶
Nee. RoomVox gebruikt de authenticatie van Nextcloud. Je hebt een Nextcloud-account nodig met minimaal de Booker-rol voor de ruimte. Externe deelnemers kunnen wel voor je event uitgenodigd worden, maar alleen Nextcloud-gebruikers kunnen ruimtes boeken.
Permissies¶
Waarom kan ik een ruimte die ik zie niet boeken?¶
Je hebt de Viewer-rol, maar niet Booker. Vraag je beheerder om jou (of je groep) als Booker toe te voegen. Het veld Verantwoordelijke contactpersoon in Persoonlijke instellingen → Mijn ruimtes vertelt je wie je moet vragen.
Waarom zie ik sommige ruimtes wel en andere niet?¶
Ruimtes zijn beperkt via permissies. Je ziet alleen ruimtes waar je minimaal de Viewer-rol hebt — direct of via groepslidmaatschap. Nextcloud-beheerders zien altijd alle ruimtes.
Kunnen mijn collega's mijn boekingen zien?¶
Boekingen staan in CalDAV-agenda's die eigendom zijn van de ruimte. Managers van de ruimte kunnen alle boekingen zien; andere gebruikers zien doorgaans alleen dát de ruimte bezet is op een bepaald moment (vrij/bezet), niet de event-details. Je event in je eigen agenda volgt je gebruikelijke agenda-privacy-regels.
Terugkerende events¶
Kan ik een terugkerend event boeken?¶
Ja. RoomVox ondersteunt terugkerende events, met kanttekeningen:
- Beschikbaarheids-regels gelden voor elke voorkomende keer
- Boekings-horizon wordt gecheckt tegen de verste voorkomende keer
- Oneindige terugkerende events (geen
UNTIL/COUNT) worden altijd afgewezen wanneer een boekings-horizon is ingesteld - Conflict-checking geldt voor elke voorkomende keer — de tweede instantie van een wekelijkse serie boeken wordt correct als conflict gemarkeerd (gefixt in v1.1.0)
Kan ik één enkele voorkomende keer van een terugkerende boeking annuleren?¶
Ja (sinds v1.1.1). Wanneer je een terugkerende boeking annuleert via de admin-UI, kies je tussen Deze keer annuleren en Hele serie annuleren. Eén keer annuleren schrijft een EXDATE op het master-event en markeert de ruimte als DECLINED voor die ene instantie in je eigen agenda.
Notificaties¶
Waarom ontvang ik geen e-mails?¶
Veelvoorkomende oorzaken:
- Je beheerder heeft e-mail-notificaties niet ingeschakeld in de RoomVox-instellingen
- Je Nextcloud-profiel heeft geen e-mailadres — stel er een in bij Persoonlijke instellingen → E-mail
- De SMTP van Nextcloud is niet geconfigureerd — vraag je beheerder
- De e-mails staan in je spam-map — check daar
Zie Notificaties voor de volledige lijst met notificatie-types.
Waarom komt de e-mail van noreply@…?¶
Ruimtes zonder echt e-mailadres gebruiken de systeem-afzender van Nextcloud. Je beheerder kan per ruimte een echt e-mailadres instellen (bijvoorbeeld boardroom@company.com), dat dan de afzender wordt voor de notificaties van die ruimte.
Persoonlijke instellingen¶
Waarom heb ik geen tabblad "Goedkeuringen" of "Boekingen"?¶
Beide tabbladen zijn alleen voor managers:
- Goedkeuringen — verschijnt als je minstens één ruimte beheert. Toont boekingen die op goedkeuring wachten.
- Boekingen — verschijnt als je minstens één ruimte beheert. Toont het volledige boekings-overzicht, beperkt tot jouw ruimtes (sinds v1.1.0).
Als je Booker of Viewer bent, zie je alleen het tabblad Mijn ruimtes.
Kan ik me abonneren op de agenda van een ruimte in mijn externe agenda-app?¶
Ja. Een beheerder of ruimte-manager kan een externe agenda-feed voor de ruimte inschakelen (in de ruimte-editor) en de resulterende URL met je delen. Omdat de URL zijn eigen geheim per ruimte bevat, kun je je erop abonneren in Nextcloud Calendar, Outlook, Apple Calendar of Thunderbird zonder Bearer-token. De feed is read-only. Behandel de URL als een geheim — iedereen die hem heeft kan de boekingen van de ruimte zien; als hij lekt, kan een manager hem opnieuw genereren.
Er is ook een Bearer-token-feed op /api/v1/rooms/{id}/calendar.ics voor programmatische integraties, maar externe agenda-apps kunnen de vereiste Authorization-header niet meesturen — gebruik daarvoor de feed-URL per ruimte.
Client-specifiek¶
iOS stuurt het verkeerde deelnemer-type — handelt RoomVox dat af?¶
Ja. iOS / macOS Calendar verstuurt ruimte-deelnemers met CUTYPE=INDIVIDUAL in plaats van CUTYPE=ROOM. RoomVox detecteert en corrigeert dit transparant. Geen actie nodig.
eM Client zet alleen LOCATION — handelt RoomVox dat af?¶
Ja. eM Client voegt een ruimte soms alleen toe via LOCATION zonder ATTENDEE. RoomVox detecteert de ruimte door de LOCATION te matchen tegen bekende ruimte-namen en voegt transparant de juiste CalDAV-deelnemer toe.
Welke agenda-apps werken het beste?¶
| Client | Opmerkingen |
|---|---|
| Nextcloud Calendar (met patch) | Beste ervaring — visuele ruimte-browser, real-time beschikbaarheid, multi-filter |
| Nextcloud Calendar (standaard) | Werkt volledig, meer basale resource-picker |
| Apple Calendar (macOS, iOS) | Volledige ondersteuning |
| Outlook (CalDAV) | Volledige ondersteuning |
| Thunderbird | Volledige ondersteuning |
| eM Client | Volledige ondersteuning |
Zie Tips voor client-specifieke trucs.